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Aide du logiciel de comptabilité des associations CALEB Gestion

     

La comptabilité en partie double est désormais à la portée des associations grâce à notre logiciel CALEB Gestion. Ce produit est simple, accessible et complet !

L'aide est téléchargeable au format PDf en cliquant ici

Plan comptable des associations - Liste des comptes

DOSSIERS ET OPTIONS

Gérer les dossiers comptables - Utiliser CALEB Gestion en "multiposte"
 Gérer les utilisateurs
 Dossier comptable courant
 Choisir l'exercice courant
 Choisir le dossier de dons, cotisations et factures

 

 Indicateurs de l'exercice courant - Menus de style Windows 8
 Configuration du dossier des dons, cotisations et factures
 Réparation des fichiers
 Configuration générale de CALEB Gestion
Comptabilité   Gestion associative
DONNEES COMPTABLES

Cotisations et dons

 Cotisations et dons - Créer, modifier (Ctrl + D)
Cotisations et dons - Générer en série
 Cotisations et dons - Régler

 Liste des cotisations et dons (d'un mois à un autre mois de l'exercice courant) (Version 15.0.30 et suivantes)

 Lister les cotisations et dons par mois

- Les points verts repèrent les cotisations et dons intégralement versés.
- Les points rouges repèrent les cotisations et dons non intégralement versés.
- Les points jaunes repèrent les appels à dons ou à cotisations (Les appels à cotisations et dons se distinguent des dons et des cotisations en ce qu'ils ne sont pas passés en comptabilité.)

 Lister les cotisations et dons périodiques

 Lister les versements perçus par mois

Une option permettant de retrouver les références des versements des membres (banques, numéros de chèque).

 Cotisations et dons - Cotisations et dons non soldés

Complément : Enregistrer plusieurs dons ou cotisations réglés par un même chèque

Membres ou donateurs

 Membres ou donateurs : créer, modifier (avec événements intervenus dans la vie du membre ou donateur)

 Gérer les groupes de membres ou donateurs

 Membres ou donateurs : Répertoire - Etiquettes - Publipostage
 Membres ou donateurs : Rechercher - Historique
 Importer des membres, donateurs ou clients

Reçus fiscaux

 Reçus fiscaux

Configuration du dossier

 Configuration du dossier des dons, cotisations et factures

 

Ventes

Factures d'achat

Factures d'achat - Créer, modifier (versions 13 et ultérieures)
Paiement des achats

Liste des factures d'achat (d'un mois à un autre mois de l'exercice courant)

 Liste des factures d'achat périodiques

Factures de vente

 Factures de ventes - Créer, modifier (Ctrl + F)
 Factures de ventes - Recouvrer (Ctrl + R)

 Liste des factures de vente périodiques

 Factures - Rééditer un ensemble de factures

Cette option permet une ré-impression d'un ensemble de factures.
Elle permet aussi l'exportation des factures au format PDF et leur envoi par Caleb Mails.
Pour imprimer une seule facture, choisissez plutôt l'option " Ventes / Factures / Voir - Imprimer ".

Factures - Voir - Imprimer (MAJ + F8)

Factures - Récapitulatif d'une facture à une autre

Cette option vous permet d'éditer (sur écran ou imprimante) un récapitulatif des ventes de facture à facture et d'exporter le contenu des factures au format texte (*.txt).

Factures - Récapitulatif par mois

Cette option vous permet d'éditer (sur écran ou imprimante) un récapitulatif des ventes d'un mois à un autre. Les articles sont regroupés par codes analytiques.

Liste des factures de vente (d'un mois à un autre mois de l'exercice courant) (Version 15.0.20 et suivantes)

Factures - Factures non soldées (Ctrl+MAJ+F5)

Commandes

 Commandes - Créer, modifier (Ctrl+C)
 Commandes - Acomptes (Ctrl+A)
 Commandes - Liste des commandes - Transfert en factures (Ctrl+T)

 Liste des commandes périodiques

 Commandes - Rééditer un ensemble de commandes

Cette option permet une ré-impression d'un ensemble de commandes.
Elle permet aussi l'exportation des commandes au format PDF et leur envoi par Caleb Mails.
Pour imprimer une seule commande, choisissez plutôt l'option " Ventes / Commandes / Voir - Imprimer ".

 Commandes - Voir - Imprimer (Ctrl+F8)

Commandes - Récapitulatif

Cette option vous permet d'éditer (sur écran ou imprimante) un récapitulatif de commande à commande et d'exporter le contenu des commandes au format texte (*.txt).

Clients

 Clients - Créer, modifier

Cette option permet de créer ou de modifier les données d'un client en dehors de toute commande ou facture.

 Gérer les groupes de clients

 Clients - Rechercher, historique (Ctrl+Maj+F7)
 Clients - Relevés de comptes (Ctrl+F7)
 Clients - Soldes des Comptes (Ctrl+F5)

Articles

 Articles - créer, Modifier

  Articles - Rechercher (Ctrl+F9)

Cette option permet de rechercher un article sur un extrait de son code ou de son libellé.

  Articles - Mouvements de stock

 Articles - Liste des mouvements de stock

Cette option permet l'affichage des mouvements de stock d'un article donné jusqu'à une date donnée.

 Articles - Inventaire (Ctrl+I)

Configuration

 Configuration du dossier des dons, des cotisations et des factures

 Comptes généraux / Saisie des comptes (Maj + F2)
 Comptes généraux / Lister - Imprimer - Exporter - Importer (F2)
 Comptes d'analyse / Saisie des comptes (Maj+F3)
 Comptes d'analyse / Lister - Imprimer (F3)
 Saisie des journaux (Maj + F4)

 Lister les journaux (F4)
 Saisie des secteurs (Maj + F12)
 Secteur courant - Lister (F12)
 Documents de synthèse : Bilan - Compte de résultat (Maj + F11)

ECRITURES COMPTABLES

 Saisie standard (Ctrl + E)

 Saisie rapide des achats
 Paiement des achats
 Liste des fournisseurs et des types d'achat

 Bordereaux de remises de chèques

 Liste - Recherche des écritures comptables
 Liste des écritures périodiques

 Impression - Exportation des journaux
Génération du Fichier des Ecritures comptables

Le fichier des écritures comptables est à remettre au vérificateur fiscal lors d'un contrôle. Ce fichier tente de répondre aux exigences définies à l'adresse suivante : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000027788276&dateTexte&categorieLien=id
Pour y répondre, votre logiciel enregistre pour chaque écriture sa date de saisie et sa date de validation comptable. D'autre part, la date de lettrage des mouvements de compte est enregistrée elle aussi.
Sinon, voyez la sous-partie intitulée " Importer des écritures d'un autre dossier tenu par CALEB Gestion ". Elle figure sur la page "Importation d'écritures".

 Importation d'écritures

 Validation / Ecritures
 Validation / Exercice (partiellement)
 Validation / Clôture de l'exercice

 Ecritures des à-nouveaux (d'ouverture)

 Optimisation du fichier des écritures
 Configuration de la saisie rapide des achats

COMPTES

 Comptes généraux : Consultation - Lettrage - Rapprochement bancaire (F7)
 Comptes généraux : Soldes, graphiques et répartitions (F5)

 Balance des comptes généraux - A l'écran (F6)
 Grand Livre : Impression
 BILAN - COMPTE DE RESULTAT (F11)

 Comptes d'analyse : Consultation (Maj + F7)

Un compte analytique peut être consulté sur plusieurs exercices ou sur une période déterminée.

 Comptes d'analyse : Soldes et graphiques (Maj + F5)

On retrouve la même feuille que celle permettant la consultation des soldes des comptes généraux.

 Balance des comptes d'analyses (Maj + F6)
Grand Livre Analytique : Impression
 Budgets (Ctrl+F12)

IMMOBILISATIONS, DOTATIONS ET REPRISES

 Gestion des immobilisations, des dotations et reprises

Programmer les reprises sur subventions d'investissement

Dotations aux amortissements - Liste des immobilisations (Ctrl+L)

DIVERS

 Notes sur le dossier comptable - Un petit bloc-notes pour ne pas oublier les travaux à réaliser ou les consignes à respecter.
 Exportations au format TXT ou CSV

Cette option permet d'exporter les fichiers des " Cotisations et dons ", des " Reçus fiscaux ", des " Articles ", des " Donateurs, membres ou clients ", des " Mouvements de stock ", des " Immobilisations ", des " Ecritures comptables " au format texte (TXT ou CSV).
Les fichiers générés peuvent être ouverts par un tableur pour traitement ou impression.
Les fichiers relatifs aux reçus fiscaux et aux donateurs ou clients peuvent servir à imprimer des étiquettes, des enveloppes...
Le fichier des écritures comptables est à remettre au vérificateur fiscal lors d'un contrôle. Ce fichier tente de répondre aux exigences définies à l'adresse suivante : http://www.legifrance.gouv.fr/

Pour répondre aux exigences fiscales, votre logiciel enregistre pour chaque écriture sa date de saisie et sa date de validation comptable. D'autre part, la date de lettrage des mouvements de compte est enregistrée elle aussi.

Caleb Mails

Aide CALEB Mails

 

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 Aide (F1) - Vous accédez ainsi à cette aide.
 Aide et compléments sur Internet : Une page Web est réservée aux compléments à cette aide.
 Astuce du jour : Quelques astuces sur CALEB et des informations comptables et juridiques y sont accessibles.

 N° de licence / Commander CALEB

Cette feuille permet :
- l'impression du bon de commande de CALEB (si vous l'utilisez en évaluation) ;
- la saisie de votre code client et de votre numéro de licence ;
- l'enregistrement de votre produit en ligne.

 A propos de CALEB

Sur cette feuille figure votre code client, votre numéro de licence et le numéro complet de la version du logiciel (exemple : 17.1.4)

Les raccourcis clavier de CALEB Gestion

 

 

 
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