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Gérer les dossiers comptables
(Menu "Dossiers et options" ou page d'accueil du logiciel)

Pour ouvrir un dossier comptable :

  • Sélectionnez-le dans la liste ou tapez son code dans la zone prévue à cet effet,
  • Validez ou cliquez sur "Ouvrir".
  • Une première fenêtre vous invite à choisir l’exercice comptable. Choisissez et validez.

Remarque :
- CALEB permet de travailler sur 2 exercices non clos successifs.
- Cochez la case « Re-calculer les soldes des comptes » si votre ordinateur s’est bloqué ou arrêté alors que vous utilisiez CALEB Gestion.

Pour créer un nouveau dossier comptable :

  • Tapez un code de 3 lettres non encore utilisé dans la zone « Code-dossier de la comptabilité ». Il est déconseillé - voire interdit - d'employer les codes suivants : EXE, DLL, BAT, COM, SYS, LIB.
  • Validez ou cliquez sur "Créer",
  • Le logiciel vous demande de confirmer la création du nouveau dossier. Confirmez (Répondez « Oui »).
  • Une première fenêtre vous invite à saisir les caractéristiques de votre dossier : type de structure, nom et adresse de votre association (de votre entreprise), date d'ouverture du dossier comptable (cette date est ramenée par le logiciel au premier jour de l'année courante - Elle correspond à la date d'ouverture du premier exercice comptable), monnaie. Remplissez soigneusement les différentes zones puis validez.
  • Une deuxième fenêtre permet de choisir le dernier mois du premier exercice comptable. Choisissez puis validez. (Confirmez votre choix.)

    CALEB crée un plan comptable de base, des documents de synthèse (Actif, passif, charges, produits, compte de résultat en liste), le secteur général PR et, entre autre, le journal d’opérations diverses OD.

    Vous accédez ensuite à la feuille principale.

Pour sauvegarder ou restaurer un dossier comptable : Cliquez ici

Pour dupliquer un dossier :

  • Sélectionnez le dossier comptable à dupliquer dans la liste ou tapez son code dans la zone prévue à cet effet,
  • Cliquez sur « Dupliquer ».

Avant d’effectuer la duplication, une boite de dialogue vous invite à saisir le code du nouveau dossier (3 caractères obligatoirement).

- En cliquant sur « Dupliquer », le nouveau dossier créé est exactement le même que le dossier comptable initial mais tous les montants sont multipliés par le " coefficient monétaire de duplication ". Ce dernier peut être saisi sous forme de fraction.

Remarques :

- La duplication est une opération plus ou moins longue dépendant de la vitesse de l’ordinateur.
- Il peut être intéressant de créer une duplication  d'un dossier comptable pour réaliser des tests.

Pour supprimer un dossier comptable :

  • Sélectionnez le dossier à supprimer dans la liste ou tapez son code dans la zone prévue à cet effet ;
  • Cliquez sur « Supprimer » ;
  • Confirmez la suppression.

    PRUDENCE : Cette opération est irréversible (ou presque ! Contactez-nous à l'adresse contact@calebgestion.com en cas de fausse manipulation).

Pour protéger l’accès du logiciel par mot de passe, cliquez sur "Protéger".

    Une boite de dialogue vous invitera à saisir le mot de passe dans la zone « Nouveau mot de passe ».
    Après avoir saisi le mot de passe, validez puis confirmez.
    Lors du prochain lancement de CALEB, vous devrez saisir le mot de passe dans la zone « Mot de passe » puis valider pour accéder au logiciel.

    En cas d’oubli du mot de passe, vous n’avez qu’une seule solution : nous contacter ! (contact@calebgestion.com)

Pour quitter CALEB, cliquez sur la touche « Quitter » ou appuyez sur « échappe ».

 

Apports des versions 9 et suivantes

1. Vous pouvez installer CALEB Gestion sur un disque alors que les données de votre dossier comptable sont sur un autre disque (réseau par exemple).
Les dossiers comptables sont rangés dans un répertoire nommé " Actes6_Data ". Le contenu de ce répertoire ne doit JAMAIS être modifié au risque de perdre des données.
Vous pouvez choisir l'emplacement précis du dossier " Actes6_Data ".
Si vous désirez travailler à plusieurs simultanément sur les mêmes comptabilités, cet emplacement pourra se situer sur un lecteur réseau. Par défaut, il est situé à la racine du disque d'installation de votre logiciel (C:\).
(Un emplacement réseau devra  être préalablement connecté à un lecteur pour être reconnu par CALEB Gestion.)

2. Vous pouvez travailler à plusieurs simultanément sur le même dossier comptable.
Veillez toutefois à travailler sur le même exercice comptable et de ne pas modifier les mêmes données en même temps.

Exemple : Une écriture comptable ne doit pas être modifiée simultanément par plusieurs  utilisateurs.

Pour des questions de sécurité informatique, certaines options ne seront pas accessibles dès lors que plusieurs utilisateurs de CALEB Gestion travailleront sur le même dossier. De plus, il est très vivement recommandé d'effectuer des sauvegardes régulièrement.

 

Apport des versions 17 et suivantes

CALEB Gestion permet de nombreuses exportations aux formats PDF, TXT ou CSV. Par défaut, ces exportations sont proposées dans l' "emplacement du dossier des exportations", c'est-à-dire dans le dossier "Documents / Gestion". Ceci étant, cet emplacement peut être choisi librement depuis la page d'accueil de votre logiciel.

3 nouvelles options sont offertes :
- ouvrir l'explorateur de fichiers dans l' "emplacement du dossier des exportations" ;
- sauvegarder le contenu de cet emplacement ;
- restaurer le contenu de cet emplacement.

CALEB Gestion partage les fichiers d'exports entre plusieurs dossiers. Le tableau ci-dessous en donne les noms et le contenu.

Nom
Contenu des exports
Association - Liste des membres d'un groupe donné
- Attestations récapitulant un ensemble de cotisations ou de dons
- Relances pour cotisations non soldées
- Liste des reçus fiscaux
Commandes - Commandes des usagers au format PDF
Compta - Balances, journaux, liste des immos...
Cotis_Dons - Attestations individuelles de cotisations ou de dons au format PDF
- Relances pour cotisations impayées
Factures - Factures de ventes au format PDF
Pieces - Le contenu pourra être les pièces comptables classées par année.
Publipost - Lettres publipostées
RFiscaux - Reçus fiscaux individuels au format PDF
Ventes - Récapitulatif des ventes

 

 

 

 

 
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