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Saisie standard des écritures comptables (Ctrl + E)
(Menu "Ecritures")

Pour ajouter une écriture :

Laissez vide la zone " N° " et validez. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton " Ajouter (+) ".

1. Saisissez la date.
La date doit être saisie sous le format " jj/mm/aa ".
(Exemple : 12/02/12 pour le 12 février 2012.)
La date d'écriture doit se situer entre les dates de début et de fin de l'exercice en cours.

Si l'exercice est partiellement validé, la date d'écriture ne peut pas se situer dans la période validée.
(La validation - partielle ou totale - d'exercice consiste à interdire tout ajout ou suppression d'écritures dans la période validée. Elle s'obtient en allant dans le menu " Ecritures " et en choisissant " Validation / Exercice (partiellement) ".)
Exemple : Supposons que l'exercice coïncide avec l'année 2012 et qu'il a été validé jusqu'au 30 juin : Ne pourront être ajoutées (ou modifiées) que des écritures ultérieures au 1er juillet 2012.
Sur l'indicateur de l'exercice (touche F9), vous retrouverez toutes les dates relatives à l'exercice en cours.

2. Saisissez le libellé de l'écriture (sur 45 caractères maximum).
Le libellé est la description du motif de l'écriture.
Exemple : Fournitures administratives.
Remarque : Le libellé peut être choisi dans une liste déroulante. Cette dernière contient les " libellés courants des écritures comptables ".

3. Saisissez la référence du journal comptable.
Vous pouvez le choisir dans une liste en cliquant sur la touche .

Pour créer un nouveau journal, cliquez sur le bouton puis sur le bouton " Créer ".

4. Saisissez le numéro de pièce comptable (sur 9 caractères maximum).
Il s'agit ici de saisir un numéro de pièce comptable INTERNE, c'est-à-dire créé par vous.

Cette zone est remplie automatiquement par le logiciel mais peut être modifiée ; ce que nous vous déconseillons vivement. (CALEB Gestion propose de numéroter les pièces comptables par journal. Exemple : HA17-058 pour la 58ème pièce comptable de l'exercice commençant en 2017 et pour le journal de code HA.)

Une remarque : Le bouton permet d'actualiser le numéro de pièce comptable en fonction du journal choisi.

RAPPEL : Toute écriture comptable doit être appuyée par une pièce justificative. La pièce justificative d'une écriture peut être :
- d'origine EXTERNE (factures des fournisseurs par exemple),
- d'origine INTERNE (factures créées par l'association ou la société par exemple).
Quelle qu'en soit l'origine, toute pièce comptable doit être classée et numérotée. Reportez sur la pièce justificative le numéro attribué par CALEB (ou reportez dans CALEB le numéro que vous attribuez à la pièce justificative).

Ne confondez pas le " numéro informatique de l'écriture " (en haut à gauche de la fenêtre) et le numéro de pièce comptable.
Le " numéro informatique de l'écriture " ne doit donc pas être reporté sur vos pièces comptables.

Nouveauté introduite par les versions 17 : Le bouton donne accès à une feuille permettant la saisie de notes sur l'écriture. Cette même feuille permet aussi de joindre une pièce comptable : une facture au format PDF par exemple.

5. Aucun mouvement de compte n'étant encore saisi, frappez la touche " Entrée " (ou la touche " + " du clavier numérique). Vous saisissez ainsi votre premier mouvement de compte.

Zone " Compte général " (numéro ou code d'appel):
Vous pouvez le choisir dans une liste en cliquant sur la touche .

Pour créer un nouveau compte, cliquez sur la touche puis sur la touche " Créer ".

Zone " Libellé " du mouvement de compte (45 caractères) :

Par défaut, votre logiciel reprend le libellé de l'écriture. Cependant, chaque mouvement peut avoir son propre libellé.

Un clic sur le bouton permet de reprendre le libellé du mouvement précédent ou le libellé de l'écriture s'il s'agit du premier mouvement.

Zone " Référence externe " (8 caractères) :

Il s'agit de saisir une référence d'origine EXTERNE.
Exemples : Numéro de chèque (pour un compte financier), numéro de facture (pour un compte de produits), nom abrégé du fournisseur (pour un compte de charges)…

Zones " Débit " et " Crédit " :

Les montants au débit et au crédit doivent être des NOMBRES dont la valeur absolue est inférieure à 999 999 999,99.

Le bouton sert à équilibrer l'écriture comptable si nécessaire.

Au dessous du tableau de saisie, sont indiqués :
- le cumul des débits, le cumul des crédits,
- le solde de l'écriture.

L'écriture ne peut pas être validée sans être équilibrée : le cumul des débits doit être égal au cumul des crédits.

Zone " L " (1 caractère) :

Le lettrage permet de mettre en rapport des mouvements d'écritures. Il permet aussi d'effectuer les rapprochements bancaires.

Une option du logiciel gère tout particulièrement le lettrage : En saisie d'écriture, nous recommandons fortement de ne rien saisir et de ne rien supprimer dans la zone L.

Zone " Cpt Anal. " : " Compte d'analyse " :

- Cette zone peut rester vide. Elle est automatiquement remplie si un compte analytique est associé au compte général saisi.
- Les comptes d'analyse ne s'emploient que sur les lignes des comptes de charges et de produits (classes 6 et 7).
Vous pouvez choisir un compte d'analyse dans une liste en cliquant sur la touche .

Pour créer un nouveau compte d'analyse, cliquez sur la touche puis sur la touche " Créer ".

Zone " Sc " : " Secteur " :

Vous pouvez le choisir dans la liste des secteurs en cliquant sur la touche .
Pour créer un nouveau secteur, cliquez sur la touche puis sur la touche " Créer ".

6. Saisissez toutes les lignes de votre écriture.

7. Dès que l'écriture est équilibrée, validez.

On entend par validation de l'écriture, l'enregistrement sur disque dur de l'écriture. La validation comptable de l'écriture, c'est-à-dire l'impossibilité de la modifier, ne peut être obtenue ici.

Pour modifier une écriture :

Deux cas sont possibles :
1) Vous connaissez le numéro informatique de l'écriture. Dans ce cas, vous le saisissez dans la zone " Numéro " et vous validez (ou cliquez sur le bouton " Modifier ").
2) Vous ne connaissez pas le numéro informatique de l'écriture (Cas le plus courant). Cliquez alors sur le bouton près de la zone " N° " pour effectuer une recherche. L'écriture à modifier étant repérée, cliquez sur son numéro (souligné bleu en 1ière colonne).

Remarques :
- Une écriture n'est modifiable que si elle n'a pas été comptablement validée.
- En double-cliquant sur un mouvement de compte, on accède à sa modification.
- Un clic droit sur un mouvement de compte fait apparaître un menu contextuel.
Exemple :

Bouton " Contrepasser " :

Il permet de contrepasser automatiquement une écriture validée. En effet, une écriture comptablement validée ne peut pas être modifiée ; en revanche, il est possible de la neutraliser, de l'annuler comptablement en inversant les flux qu'elle a générés.
(Avant de cliquer sur le bouton contrepasser, saisissez le numéro de l'écriture ou utilisez une option de recherche.)

Bouton " Dupliquer " :

Il permet de dupliquer une écriture. Une option particulièrement intéressante dans le cas d'écritures répétitives !
(Avant de cliquer sur le bouton dupliquer, saisissez le numéro de l'écriture ou utilisez une option de recherche.)

 

 

 
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