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Le lettrage des comptes

En lisant cette page, vous apprendrez ce qu'est le lettrage d'un compte de tiers et vous comprendrez son importance.

Commençons par rappeler que les comptes de tiers sont les comptes de la classe 4.

L'importance du lettrage

Voici l'extrait d'un compte « 411 - Clients » obtenu avec le logiciel CALEB Gestion par le menu « Comptes / Consultation - Lettrage - Rapprochement bancaire ». Au débit de ce compte sont enregistrées les factures dues par les clients et au crédit de ce compte, le recouvrement de ces factures :

Le solde de ce « compte Clients » est débiteur de 98,70 euros : les clients doivent 98,70 euros. Même s'il n'y a qu'une dizaine de mouvements de compte, il n'est pas forcément évident de voir d'où proviennent ces 98,70 euros ou, pour poser le problème autrement, quelles sont les factures impayées.

Lettrer pour comprendre le solde du compte

On va donc lettrer le compte. Lettrer le compte va consister à attribuer la même lettre - ou la même combinaison de lettres - aux mouvements égaux mais en sens opposé (l'un au débit, l'autre au crédit) qui concernent le même client.

Lorsque l'on utilise le logiciel de comptabilité CALEB Gestion, une fonction permet de réaliser cette opération automatiquement :

On obtient ainsi :

Les différents clients sont repérés par leur code qui se trouve dans la colonne « Référence externe ».
Bien évidemment, le logiciel attribue une combinaison de lettres chaque fois différente. Ici, MR, MS, MT, MU et MV. A une combinaison de lettres, correspondent une facture et son règlement.

CALEB Gestion permet aussi d'effectuer manuellement le lettrage par double-clic sur les lignes.

Important : A la fin d'une opération de lettrage, le solde des mouvements lettrés indiqué dans la zone « Solde lettrage » doit être nul :

Par défaut, lorsque l'on consulte un compte de tiers, CALEB Gestion n'affiche que les écritures non lettrées. On obtient ainsi ce nouvel affichage pour le compte 411 après lettrage :

Désormais, nous savons d'où proviennent les 98,70 euros : des factures 477 et 488 non réglées.

Recommandation

Lors du paiement des factures d'achat, du règlement par les clients de leurs factures ou du versement des cotisations par les membres, CALEB Gestion effectue le lettrage automatiquement.

Ceci étant, quel que soit le logiciel de comptabilité utilisé, veillez en permanence - de façon régulière et systématique - à ce que vos comptes de tiers soient bien lettrés. Nous avons déjà observé des comptabilités où il fallait effectuer un travail fastidieux avant de comprendre d'où venaient les soldes de certains comptes de tiers. Ce genre de situation est à éviter impérativement : d'une part, il dénote le manque d'expérience du comptable et d'autre part, il laisse le plus souvent des erreurs en comptabilité pendant plusieurs années. N'oubliez pas que les comptes de bilan - contrairement aux comptes de gestion - voient leur solde se reporter d'exercice en exercice !

Une dernière remarque :

Le lettrage s'effectue essentiellement sur les comptes de fournisseurs (comptes 40) et les comptes clients (compte 41), mais il doit aussi être effectué sur les autres comptes de la classe 4.

CALEB Gestion : Comment faire si le « solde lettrage » d'un compte de tiers n'est pas nul ?

Un « solde lettrage » non nul révèle un problème qui peut être difficile à trouver.

Alors que vous consultez le compte par le menu « Comptes / Consultation - Lettrage - Rapprochement bancaire », cochez la case « Contrôler le lettrage » puis validez. Les mouvements de compte sont réorganisés par code lettrage, le nombre d'anomalies s'affiche et CALEB Gestion vous demande si vous souhaitez supprimer de la liste affichée les mouvements bien lettrés. Répondez « Oui ».

Ce faisant, des lignes de sous-totaux sur fond rosé vont indiquer les lettrages non équilibrés - non nuls. Par exemple :

Ici, on remarque que le mouvement correspondant à la facture n° 118 a été lettré alors que celui correspondant au recouvrement de cette facture ne l'a pas été.

Les seuls lettrages problématiques étant affichés, on devra commencer par un délettrage de l'ensemble des mouvements affichés :

Restera ensuite à lettrer manuellement ou automatiquement les mouvements pouvant l'être.

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