CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité et de gestion d'association
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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

L'inventaire comptable annuel

C - I - 5.1 Qu'appelle-t-on « inventaire » ?

L'inventaire a pour objectif de déterminer la situation patrimoniale de l'association à la date de fin d'exercice. C'est le contrôle de l'existence et de l'évaluation des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'association.

Autrement dit : L'inventaire est, entre autre, un recensement des biens, des créances (sommes dues par des tiers) et des dettes de l'association puis leur estimation.

Il est établi au moins une fois tous les douze mois. Il est recopié dans un livre prévu à cet effet. Ce livre, appelé « livre d'inventaire » doit être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce. On y recopie aussi les documents de synthèse, c'est-à-dire le compte financier (ou le compte de résultat), le bilan (si vous en établissez un) et l'annexe comptable. (L'annexe commente l'information donnée dans le compte financier et le bilan.)

L'association conserve les états inventoriés s'appliquant aux dix dernières années avec les pièces justificatives, registres et documents de comptabilité.

Nous recommandons à toute association de procéder à l'inventaire : il est une nécessité de bonne gestion financière.

De plus, cet inventaire permet à un « professionnel » d'établir le bilan. Ce dernier pourrait être fort utile pour l'obtention d'un prêt par votre banque.

C - I - 5.2 Pour réaliser l'inventaire :

1- Assurez-vous de l'existence physique des biens durables (Investissements, immobilisations). Pour cela, réalisez un dénombrement physique puis complétez les différentes données du tableau ci-dessous :

Plus loin, nous étudierons comment calculer la dépréciation irréversible des biens durables (amortissements).

Remarque : Les logiciels informatiques, le matériel, l'outillage et le mobilier de bureau d'une valeur unitaire n'excédant pas 500 € HT peuvent être considérés comme des charges et non des immobilisations : ils peuvent ne pas figurer dans la liste établie ci-dessus.

2- Dénombrez et évaluez les stocks :
- pour les biens destinés à être revendus en l'état (marchandises), recherchez les coûts d'achat ;
- pour les biens produits par l'association, calculez les coûts de production.

3- Recherchez les sommes dues à l'association et non recouvrées (créances).

4- Vérifiez les montants des comptes de trésorerie : Comptez les espèces en caisse, utilisez les relevés envoyés par votre banque (rapprochement bancaire).

5- Dénombrez et évaluez les valeurs mobilières de placement (SICAV, FCP…).

6- Pour ce qui est des emprunts, déterminez la valeur du capital à rembourser (hors intérêts) : consultez les tableaux d'amortissements des emprunts remis par les établissements de crédits.

7- Recherchez (entre autre) le montant des factures non payées et le montant des dettes sociales et fiscales (Cotisations de l'URSSAF dues et non payées le 31 décembre par exemple).

C - I - 5.3 Une spécificité associative : inventorier les « contributions volontaires »

Les « contributions volontaires » sont, par nature, effectuées à titre gratuit. Par suite, elles ne laissent aucune trace dans le compte financier.

Elles correspondent :
au bénévolat,
à la mise à disposition de personnes par des entités tierces (fédération par exemple),
à la mise à disposition de biens meubles ou immeubles (exemples : Prêt d'un local, dons en nature redistribués ou consommés en l'état par l'association).

Dès lors que ces contributions présentent un caractère significatif, elles font l'objet d'une information appropriée dans l'annexe comptable portant sur leur nature et leur importance.

A défaut de renseignements quantitatifs suffisamment fiables, des informations qualitatives sont apportées, notamment sur les difficultés rencontrées pour évaluer les contributions concernées.

Remarque :

Le « bénévolat de la vie associative » (participation aux assemblées générales, aux conseils d'administration, aux réunions du bureau) ne doit pas être valorisé.

Par contre, peut être valorisé le bénévolat lié directement à l'activité ou aux fonctions de l'association :
tâches qui sont un investissement - bricolage par exemple -,
temps consacré au fonctionnement de la structure - comptabilité, gestion, direction… -,
temps d'expertise, de représentation…

La valorisation suppose une méthode fiable, un suivi des temps des bénévoles et, on le rappelle, un caractère significatif.

Intérêt

La valorisation des contributions volontaires permet :
- d'évaluer le poids financier du bénévolat, des dons…
- de montrer l'autofinancement d'une partie de l'activité, ce qui permet de réduire d'autant la participation financière des membres et/ou des usagers,
- de souligner le dynamisme de l'association en mettant en évidence sa capacité à mobiliser ses bénévoles,
- d'évaluer le besoin de financement supplémentaire pour l'association en cas d'une baisse du bénévolat,
- de justifier les éventuels excédents comptables (ce qui n'est pas sans intérêt au plan fiscal).

C - I - 5.4 Inventaire et informatique

Des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de livre d'inventaire s'ils sont identifiés, numérotés, datés dès leur établissement par des moyens offrant toutes garanties en matière de preuve (C. Com art. R 123-173 et PCG art. 410-6). Un bilan édité par le biais d'un logiciel " performant ", tel CALEB Gestion, permet de répondre à ces exigences et évite ainsi la tenue d'un livre d'inventaire manuel.

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Cette page est extraite du " Cours de comptabilité des associations " édité par ACTES 6 Gestion

 

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