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Cotisations et dons - Créer, modifier (Ctrl + D)
(Menu "Gestion associative / Cotisations et dons")

Cette option permet la saisie des dons manuels et des cotisations.

Si un membre (ou donateur) n'est pas créé dans CALEB, vous avez deux possibilités pour ajouter son don ou sa cotisation :
1. commencez par enregistrer le membre en utilisant le menu " Gestion associative / Membres et donateurs / Créer, modifier " ou,
2. créer le membre en même temps que l'enregistrement de la cotisation ou du don : c'est la solution la plus rapide.

Vous devrez attribuer un code au membre ou saisir le code du membre si ce dernier est déjà enregistré.
Bien évidemment, si le code saisi est celui d'un membre déjà enregistré, toutes les données de ce membre vont s'afficher dès que vous aurez quitté la zone " code " : vous n'aurez pas à les ressaisir.
D 'autre part, vous aurez accès à l'historique des cotisations et dons du membre par simple clic sur l'étiquette " Historique ".

Nouveauté des versions 16 : Si le nom du membre ou donateur apparaît sur fond rose, cela signifie qu'il est supprimé des listes.

Nouveauté des versions 17 : Si vous commencez par saisir les données d'un membre avant de saisir son code, CALEB Gestion en conclura que vous ajoutez un nouveau membre. Dans ce cas, un code sur fond rose indiquera que ce code est celui d'un autre membre.

Dans le cas où vous ne connaîtriez plus la référence d'un membre, cliquez sur le bouton . Une fenêtre permettrait la recherche du membre sur un extrait de ses coordonnées.
Une codification possible : Le code de M. Dupont Alain habitant dans le Nord (59) pourrait être " DUP59A ".

La zone " Type " permet de préciser le type de donateur ou de cotisant (Exemple : MEMBRE).

La zone " Qualité " permet d'enregistrer la qualité du donateur ou du cotisant (Exemples : MEMBRE ACTIF, MEMBRE BIENFAITEUR…).

Le bouton " Notes " donne accès à la saisie de notes et commentaires sur le membre ou donateur.

La zone " Libellé " est déroulante : Elle contient entre autre les libellés des cotisations et dons enregistrés depuis la feuille " Configuration du dossier… " du menu " Gestion associative ".
En choisissant un des libellés de versement proposé, le logiciel remplit automatiquement les zones " Montant ", " Compte créditeur ", " Secteur ", " Compte d'analyse " et " Base reçu fiscal ".
En principe, il ne reste plus qu'à saisir la date et, pour les dons, le montant.

Le trombone donne accès à la rédaction d'une note sur l'écriture générée par le don ou la cotisation.

La loupe près de la zone "montant" permet la saisie du détail de calcul de la cotisation (ou du don) :

La zone " Mode de règlement " est déroulante. Les choix proposés sont ceux saisis lors de la configuration du dossier des dons, cotisations et factures (onglet " Règlements perçus "). En fonction de votre choix, le logiciel remplit automatiquement les zones " Journal ", " Compte débiteur " et " Secteur " si vous avez choisi " Règlement complet et immédiat "

Si vous choisissez " Règlement partiel ou différé ", une écriture comptable sera générée ou pas selon l'option choisie par le menu " Gestion associative / Configuration du dossier… " sous l'onglet " Cotisations et dons ".

Lors du passage en comptabilité, le montant de la cotisation ou du don sera porté au débit d'un compte de tiers (généralement 411) : la cotisation ou le don restera dû.

Dans le cas d'un règlement incluant plusieurs dons ou cotisations, choisissez " Le règlement inclut un autre don ou cotisation " pour enregistrer le premier don ou la première cotisation. Le " montant " est alors celui du premier don - ou de la première cotisation -. Le " montant global du versement " est la somme des cotisations et dons que recouvre le règlement.

Pour enregistrer les autres cotisations et dons inclus dans le règlement, on choisira " Déjà réglé avec un autre don ou cotisation ".
Vous pouvez enregistrer les dates de début et de fin de la période à laquelle se rapporte le versement.

La zone " Type fiscal de règlement" est automatiquement saisie en fonction de mode de règlement ; ceci à partir de votre configuration du dossier (onglet " Règlements perçus "). Lors de l'édition du reçu fiscal, les sommes accordées par le membre (ou donateur) sont réparties en fonction du " type de règlement ". Afin de mieux comprendre, voici un extrait de reçu :

En cochant " Base reçu fiscal ", le logiciel tiendra compte du don ou de la cotisation pour calculer le montant du reçu fiscal remis au donateur.

La zone de texte " N° de reçu fiscal " est complétée automatiquement par le logiciel.

ATTENTION : SI UN REÇU FISCAL TIENT COMPTE D'UN DON, CE DON DEVIENT NON MODIFIABLE !

 

Modifier un don ou une cotisation

Une première condition pour pouvoir modifier un don ou une cotisation est de se placer dans l'exercice au cours duquel le don ou la cotisation a été enregistré.

Un don ou une cotisation génère une écriture comptable.
(Exemple : le don numéro 125 génère l'écriture ayant pour numéro de pièce comptable D125.)

Si cette écriture est validée comptablement (voyez l'aide du menu " Ecritures / Validation / Exercice (partiellement) "), il est impossible de modifier le don ou la cotisation. Il faut recourir à la contrepassation.

Si l'un des mouvements de compte de l'écriture est lettré, le don ou la cotisation n'est pas modifiable. Cependant, deux possibilités s'offrent alors :
1. Délettrer le mouvement de l'écriture.
Dans ce cas, n'oubliez pas de lettrer de nouveau le mouvement de compte après modification.
2. contrepasser le don ou la cotisation puis l'enregistrer à nouveau (sans erreur !).

Comment délettrer un mouvement de compte ?

Allez dans le menu " Comptes / Consultation - Lettrage… ". Saisissez le numéro du compte puis décochez les cases " Mouvements des exercices antérieurs " et " Sans les écritures lettrées ". Validez.
Les mouvements de compte s'affichent. Repérez le mouvement. Le délettrage s'effectue par double-clic sur sa ligne.

 

Contrepasser un don ou une cotisation

Si vous connaissez le numéro informatique du don, saisissez le dans la zone " N° " puis cliquez sur le bouton " Contrepasser ".
Sinon, pour rechercher le don ou la cotisation à contrepasser :
- cliquez sur l'icône répertoire ;
- rechercher le membre (ou donateur) par un extrait de ses coordonnées ;
- cliquez sur son code (écriture bleue soulignée de la première colonne) : une feuille s'affiche ;
- cliquez (éventuellement) sur l'onglet " Historique des cotisations et dons " ;
- Le don ou la cotisation étant repéré, cliquez sur sa ligne puis effectuez un clic droit pour faire apparaître un menu contextuel :

- cliquez sur " Contrepasser ".

 

 

 
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