Importation de dons ou de cotisations
(Menu « Gestion associative / Cotisations et dons /
Importer »)
Cette option permet l'importation de dons ou de cotisations
dans CALEB Gestion à partir d'un fichier généré
par Paypal (entre autre) ou par une plateforme de collecte
de dons en ligne. Elle est disponible à partir de la
version 18. Si vous la souhaitez dès maintenant, contactez-nous.
Le fichier contenant les informations sur les dons ou les
cotisations à importer, doit être au format txt
(séparateur: tabulation) ou csv.
Après avoir choisi le fichier à importer, CALEB
Gestion crée un autre fichier (txt ou csv) dans lequel
il recopie les données à importer. Contrairement
au fichier initial, ce dernier est exploitable par votre tableur.
Attention : Lorsque CALEB Gestion travaille ce fichier,
n'en supprimez aucune colonne.
Dans un premier temps, CALEB Gestion va mettre en correspondance
les différentes colonnes du fichier avec ses différents
champs : Date, montant brut, montant net ou commission bancaire,
libellé... Vous aurez sans doute à corriger
ou à compléter cette correspondance en double-cliquant
dans la colonne « Champs importés » de
la liste des champs.
Cliquez ensuite sur le bouton « Mettre à jour
la liste des cotisations ou des dons à importer ».
Vérifiez soigneusement le contenu de la liste.
La liste peut être triée et des lignes peuvent
en être supprimées : Il suffit de les sélectionner
et de frapper la touche « Suppr» du clavier.
Remarque : Une pastille verte indique un membre déjà
enregistré sous CALEB Gestion. Sinon la pastille est
bleue.
Avant d'importer, il est nécessaire de bien configurer
votre logiciel afin que les cotisations et les dons soient
correctement enregistrés :
Le
libellé par défaut est utilisé si le
libellé de la cotisation ou du don est vide ;
Si
le fichier d'import provient de PayPal, le mode de règlement
sera sans doute « CB » et le type fiscal de règlement
« V - Virement, prélèvement ou CB ».
Le
« journal des cotisations et dons » proposé
par défaut est celui saisi par le menu « Gestion
associative / Configuration du dossier... » sous l'onglet
« Cotisations et dons » .
Si
le fichier d'import provient de PayPal, le journal de règlement
sera celui associé au compte PayPal.
Si le journal des dons et cotisations est différent
de celui des règlements (ce qui devrait être
le cas), CALEB Gestion génèrera :
- les dons et cotisations,
- les écritures comptable correspondantes,
- les règlements des dons et cotisations,
- les écritures comptables de ces règlements.
La différence entre le montant brut et le montant
net est affecté en principe dans un compte de services
bancaires (de numéro 627 dans le PCG français).
Nous ne saurions trop vous recommander d'effectuer une sauvegarde
de votre dossier avant toute importation.
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