Importation de dons ou de cotisations
(Menu « Gestion associative / Cotisations et dons / Importer »)

Cette option permet l'importation de dons ou de cotisations dans CALEB Gestion à partir d'un fichier généré par Paypal (entre autre) ou par une plateforme de collecte de dons en ligne. Elle est disponible à partir de la version 18. Si vous la souhaitez dès maintenant, contactez-nous.

Le fichier contenant les informations sur les dons ou les cotisations à importer, doit être au format txt (séparateur: tabulation) ou csv.

Après avoir choisi le fichier à importer, CALEB Gestion crée un autre fichier (txt ou csv) dans lequel il recopie les données à importer. Contrairement au fichier initial, ce dernier est exploitable par votre tableur.

Attention : Lorsque CALEB Gestion travaille ce fichier, n'en supprimez aucune colonne.

Dans un premier temps, CALEB Gestion va mettre en correspondance les différentes colonnes du fichier avec ses différents champs : Date, montant brut, montant net ou commission bancaire, libellé... Vous aurez sans doute à corriger ou à compléter cette correspondance en double-cliquant dans la colonne « Champs importés » de la liste des champs.

Cliquez ensuite sur le bouton « Mettre à jour la liste des cotisations ou des dons à importer ». Vérifiez soigneusement le contenu de la liste. La liste peut être triée et des lignes peuvent en être supprimées : Il suffit de les sélectionner et de frapper la touche « Suppr» du clavier.

Remarque : Une pastille verte indique un membre déjà enregistré sous CALEB Gestion. Sinon la pastille est bleue.

Avant d'importer, il est nécessaire de bien configurer votre logiciel afin que les cotisations et les dons soient correctement enregistrés :
Le libellé par défaut est utilisé si le libellé de la cotisation ou du don est vide ;
Si le fichier d'import provient de PayPal, le mode de règlement sera sans doute « CB » et le type fiscal de règlement « V - Virement, prélèvement ou CB ».
Le « journal des cotisations et dons » proposé par défaut est celui saisi par le menu « Gestion associative / Configuration du dossier... » sous l'onglet « Cotisations et dons » .
Si le fichier d'import provient de PayPal, le journal de règlement sera celui associé au compte PayPal.

Si le journal des dons et cotisations est différent de celui des règlements (ce qui devrait être le cas), CALEB Gestion génèrera :
- les dons et cotisations,
- les écritures comptable correspondantes,
- les règlements des dons et cotisations,
- les écritures comptables de ces règlements.

La différence entre le montant brut et le montant net est affecté en principe dans un compte de services bancaires (de numéro 627 dans le PCG français).

Nous ne saurions trop vous recommander d'effectuer une sauvegarde de votre dossier avant toute importation.