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Configuration du dossier
(Menu "Données comptables", "Gestion associative" ou "Achats - Ventes")

CALEB permet de gérer plusieurs dossiers de dons, cotisations et factures à l'intérieur d'un même dossier comptable.

Cette option de configuration, accessible depuis les menus " Dossiers et options ", " Gestion associative " et " Ventes ", permet :
d'enregistrer les coordonnées complètes de l'association (nom, adresse, téléphone, fax, numéro de SIRET…) et de choisir son logo (au format JPG).
Ces coordonnées et ce logo seront reproduits sur les attestations de dons ou de cotisations, les reçus fiscaux ainsi que sur les pièces relatives aux ventes (factures, commandes…).
de configurer l'édition des reçus fiscaux et le passage automatique en comptabilité des dons manuels et cotisations ;
de configurer les données relatives aux ventes (comptes et taux de TVA, comptes collectifs clients…)

Onglet " Coordonnées "

Décochez la case " Imprimer les données ci-dessus " si vous utilisez un papier pré-imprimé (à entête).

Le Le logo est imprimé sur les pièces de ventes et les attestations. Il doit être au format JPEG (*.jpg).
Nous conseillons qu'il ne soit pas trop lourd (moins de 50 ko) afin que les documents exportés au format PDF ne soient pas de taille trop importante.

La taille du logo peut être réduite sur les factures et les commandes. De plus, pour ces pièces de vente, les coordonnées de votre structure peuvent être imprimées sous le logo ou à sa droite.

Vous indiquerez dans la zone " Note de pied de facture ou de commande ", par exemple :
- les conditions d'escompte pour paiement anticipé par rapport aux conditions générales de vente,
- le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.
(obligation introduite par la loi n° 2001-420 du 15 mai 2001)

Onglet " Reçus fiscaux "

Pour vous aider à saisir les différentes données, voici un exemple concernant une association cultuelle :

Le " texte complémentaire sur reçus fiscaux " est un texte adressé aux membres et imprimé en dehors des reçus proprement dits.

Au plan fiscal

Un modèle de reçu fiscal est paru dans un arrêté du 26 juin 2008 (JO du 28 juin, page 10396).
Pour se conformer à ce nouveau modèle, l'association bénéficiaire doit certifier sur l'honneur que les dons et versements qu'elle reçoit ouvrent droit à la réduction d'impôt prévue à l'article :
- 200 du CGI (impôt sur le revenu des personnes physiques) et/ou
- 238 bis du CGI (pour les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés) et/ou
- 885-O V bis A du CGI (pour les redevables de l'ISF).
Cochez les cases correspondant aux articles du CGI qui vous concerne.

Attention : seuls les dons réalisés depuis le 20 juin 2007 en faveur de certains organismes d'intérêt général ouvrent droit à une réduction d'ISF.

Conformément à l'article 885-0 V bis A du CGI, pour ouvrir droit à la réduction d'ISF, les dons doivent être effectués au profit :
- des établissements de recherche ou d'enseignement supérieur ou d'enseignement artistique publics ou privés, d'intérêt général, à but non lucratif ;
- des fondations reconnues d'utilité publique répondant aux conditions fixées au a du 1 de l'article 200 ;
- des entreprises d'insertion et des entreprises de travail temporaire d'insertion mentionnées aux articles L. 5132-5 et L. 5132-6 du code du travail ;
- des associations intermédiaires mentionnées à l'article L. 5132-7 du même code ;
- des ateliers et chantiers d'insertion mentionnés à l'article L. 5132-15 du même code ;
- des entreprises adaptées mentionnées à l'article L. 5213-13 du même code ;
- de l'Agence nationale de la recherche (ANR).

Cette liste est limitative. Les dons effectués notamment aux associations reconnues d'utilité publique répondant aux conditions fixées au a du 1 de l'article 200 n'ouvrent donc pas droit à la réduction d'impôt.

De plus, le modèle de reçu fiscal (cerfa 11580*03) impose d'indiquer la forme du don (" Acte authentique ", " Acte sous seing privé ", " Déclaration de don manuel " ou " Autres ").

Dans CALEB Gestion, pour chaque dossier, la forme est paramétrée pour l'ensemble des dons.
(Au niveau de l'onglet " Cotisations et dons ".)
Dans la plupart des associations utilisant notre logiciel, la forme est " 3 - Dons manuels, cotisations ")

Onglet " Cotisations et dons "

Cet onglet permet de prédéfinir les 6 premiers types de cotisations et dons.
Si certaines cotisations ou certains dons manuels n'ouvrent pas droit à réduction d'impôt, décochez la case " Reçus fiscaux ".
En principe, un don manuel donne lieu à un versement immédiat. Autrement dit, l'enregistrement comptable d'un don et celui de son versement se font simultanément : pour un don, la case " Règlt immédiat " est donc cochée.
Il est possible d'associer un compte d'analyse à chaque type de cotisations ou dons.
Le " texte complémentaire sur attestations " est un texte adressé aux membres et imprimé en dehors des attestations proprement dites.

Nouveauté introduite par les versions 16 : le traitement comptable des appels à dons ou à cotisations.

Lors de la création d'une cotisation ou d'un don dont le versement n'est pas immédiat, vous avez le choix entre 3 options :
0 - A la date de la cotisation ou du don, une écriture comptable est générée et le compte du membre est débité ;
1 - L'écriture de la cotisation ou du don sera générée lors du premier versement ;
2 - L'écriture de la cotisation ou du don sera générée lors du versement intégral de la cotisation ou du don.

Le choix de l'option s'opère à partir du menu " Gestion associative / Configuration du dossier… " sous l'onglet " Cotisations et dons " :

Dans les deux derniers cas, tant que l'écriture comptable n'est pas générée :
- Le compte du membre n'est pas débité ;
- La cotisation ou le don est appelé " Appel à cotisation " ou " Appel à don… " ;
- La cotisation ou le don peut être supprimé, c'est-à-dire ne plus apparaître dans les listes.

Lorsqu'elle est passée, l'écriture comptable est inscrite dans le " journal des cotisations et dons " et le compte débité est le " Compte collectif des membres et donateurs ".

Remarquez que l'expression " Appel à… " est modifiable sous le même onglet :

Une dernière remarque : Dans les listes des cotisations et des dons, les " Appels à… " sont repérés par un point jaune, les cotisations et dons non soldés par un point rouge.

Onglet " Règlements perçus "

Remplissez les zones relatives aux différents modes de règlements.
A chaque règlement sont associés un libellé (un descriptif), un type, un compte, un secteur et un journal.
Le " Type de règlement " (" C - Chèque ", " E - Remise d'espèces ", " V - Virement, prélèvement ou carte bancaire ", " T - Titre de société cotée " ou " A - Autre ou divers ") permet à votre logiciel de déterminer le mode de versement imprimé sur les reçus fiscaux.

Remarque : Il est recommandé d'affecter les règlements par chèque au débit du compte " 5112 - Chèques à encaisser " afin de pouvoir utiliser efficacement l'option " Bordereaux de remises de chèques " du menu " Ecritures ".

(A partir de la version 17.1.10) C'est par cet onglet que l'on peut demander le lettrage automatique du compte de tiers (généralement, le compte 411) lors de l'enregistrement d'un recouvrement ou d'un versement de cotisation. Ce lettrage ne se fera que si la facture (ou la cotisation) et son règlement appartiennent au même exercice comptable.

Onglet " TVA - Ventes "

En ce qui concerne la TVA : Il est impératif que vous configuriez convenablement les zones relatives à la TVA.
Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, vous ne devez pas éditer de factures avec TVA : Vous ne devez utiliser que le code " EXO " (Le taux de TVA correspondant étant 0%, le compte TVA n'a aucune importance).
Sinon, pour des raisons comptables et fiscales, créez des comptes de TVA par taux.

Exemple : " 44571 - TVA normale collectée " (19,6%), " 445711 - TVA réduite collectée " (7%) (sauf produits et services de première nécessité dont le taux est de 5,5%), " 445712 - TVA super réduite collectée " (2,1%)… Ces numéros de comptes doivent figurer au regard de chaque taux.

En ce qui concerne les saisies, pour renseigner les prix de vente en hors taxe, décochez la case " Articles, factures et commandes : Les prix de vente seront saisis en TTC… "

En ce qui concerne les ventes : Créez, si ce n'est pas déjà fait, le compte collectif clients, le journal des ventes et le secteur fiscal le plus souvent associé aux ventes.

Exemple : " 411 - Compte collectif des clients ", " VT - Journal des ventes ", " TX - Secteur taxable ".

- Si vous cochez la case " Exporter systématiquement les pièces de vente au format PDF ", chaque commande ou facture sera exportée au format PDF (par défaut dans le répertoire Documents/Gestion) lors de son impression.

Remarque importante :

Les termes " client ", " facture " et " commande " sont génériques.

- Un client peut être un client, un membre, un cotisant, un adhérent... Il s'agit d'une personne (morale ou physique) à laquelle est réclamée une somme d'argent.
Certaines zones de saisie vous permettront de saisir le type de client à " facturer ".

- Une facture peut être une facture, une note d'honoraires, une note de débit, un avoir, une participation aux frais... C'est un document qui constate une somme due par un tiers à l'association (ou société).
Certaines zones de saisie vous permettront de saisir le type de facture à enregistrer.

Toute facture engendre une écriture dont le numéro de pièce comptable est composé de la lettre F suivie du numéro de facture (Exemple : F127 pour la facture 127).

- Une commande peut être une commande, un devis...

Certaines zones de saisie vous permettront de saisir le type de commande à enregistrer.
Une commande n'engendre aucune écriture comptable.

Nouveauté introduite par les versions 16

Généralement, les factures se présentent avec un intitulé du type " FACTURE-268 ".
Dans le numéro des factures (ou des commandes), il est possible d'inclure l'année ou l'année et le mois. On peut ainsi obtenir " FACTURE 201707-268 " pour la facture 268 du mois de juillet 2017.
Pour cela, allez dans le menu " Achats-Ventes / Configuration du dossier… " sous l'onglet " TVA - Ventes ". L'option sur les numéros de commande et de facture se situe en bas de la feuille :

Onglet " Gestion associative"

Les tiers (clients, membres ou donateurs) peuvent être répartis par groupe (voyez le menu " Gestion associative / Membres et donateurs / Gérer les groupes de membres ou donateurs "). Sous cet onglet, saisissez les différentes catégories de membres d'un groupe. Par exemple, un tiers peut être un " simple membre " d'un groupe ou en être " responsable principal " ou " co-responsable "

Au démarrage de CALEB Gestion, il est possible de provoquer une alerte informant que des membres (ou adhérents) ont une cotisation dont l'échéance se termine bientôt ou est dépassée depuis peu. A partir de l'onglet " Associatif - Divers ", on choisit :
- l'activation de l'alerte ;
- le nombre de jours séparant l'échéance. Ainsi, si ce nombre est 30 (par exemple), l'alerte sera déclenchée si l'échéance d'une cotisation se trouve 30 jours avant ou après la date courante (aujourd'hui).
- le délai entre deux appels à cotisation. Ce délai ne doit pas être trop court pour éviter de lasser les membres.

Remarque : Chaque fois que le dossier est ouvert, l'alerte s'affiche si aucun appel à cotisation n'est généré.

Onglet " Divers "

Les touches " Couleur de fond ", " Couleur de l'écriture " et " Couleur des titres de document " permettent de personnaliser les entêtes des tableaux de factures, commandes, relevés de comptes…

 

 

 
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