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Le logiciel de comptabilité des associations
CALEB Gestion - Historique des versions

Ecrivez vos suggestions au concepteur de CALEB Gestion...

***Version 17.1.0 NON mise en ligne (sortie prévue en septembre 2017)(accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 2.0.8)

Si vous êtes dès maintenant intéressés par la version 17.1, écrivez-nous.

- Reçus fiscaux : Pour un donateur donné, il n'est plus utile d'éditer un reçu par type de versement : Si un donateur a accordé des dons en utilisant plusieurs types de versements, son reçu fiscal reprendra l'ensemble de ses dons.


- Règlements effectués par les membres ou usagers
Lors de la saisie d'un acompte, d'un recouvrement de facture, du paiement d'une cotisation ou du versement d'un don, il est possible d'enregistrer immédiatement le compte financier et le numéro de chèque (ou toute autre référence) du membre ou du client :

Conséquemment, les bordereaux de remise de chèques se trouvent immédiatement remplis et les numéros de chèque des membres sont enregistrés. Ultérieurement, ces numéros peuvent être retrouvés grâce à une nouvelle feuille accessible depuis les menus " Gestion associative / Cotisations et dons / Liste des versements perçus par mois " et " Achat-Ventes / Liste des versements perçus par mois ".

- Lors de la saisie d'une écriture standard ou d'une saisie générant une écriture comptable (dons ou cotisations, factures, recouvrements, acomptes…), il est possible de rédiger des notes sur cette écriture et d'y joindre des pièces en cliquant sur le bouton :

Lors de la consultation des journaux et du grand-livre (général ou analytique), un trombone près du numéro de pièce comptable, signale la présence d'une note ou d'une pièce jointe.
Par clic-droit sur toute écriture (appartenant ou non à l'exercice en cours), il est possible de voir l'écriture et/ou de rédiger une note sur cette écriture.

- De nombreux tris peuvent être opérés sur les listes. Ils sont repérés par un triangle bleu :

Les feuilles suivantes sont entre autres concernées :

- Liste des comptes d'analyse*
- Balance des comptes d'analyse*
- Liste des journaux*
- Liste des secteurs*
- Liste des opérations périodiques*
- Liste des groupes de membres, donateurs ou clients*,
- Liste - Recherche des écritures comptables
- Comptes (généraux et analytiques) : Consultation
- Liste des dons ou cotisations portés sur un reçu fiscal* (Menu "Gestion associative / reçus fiscaux / Générer, modifier, supprimer")
- Liste des reçus fiscaux (lors de leur génération en série* : menu "Gestion associative / Reçus fiscaux / Editer en série, rechercher")
- Liste des immobilisations*
- Membres, donateurs ou clients : Rechercher - Historique*
- Membres, donateurs ou clients : Répertoire - Etiquettes - Publipostage
- Membres, donateurs ou clients : Solde des comptes*
- Liste des cotisations et dons par mois*
- Liste des cotisations et dons non soldés*
- Liste des commandes - Transfert en factures*
- Liste des factures non soldées*
- Liste des factures de vente par mois*
- Liste des factures d'achat par mois*
- Inventaire*
- Récapitulatif des ventes, des commandes*
- Liste des règlements perçus par mois*

Dans de nombreux cas (repérés ci-dessus par *), votre choix de tri sera enregistré.

- Saisie des civilités (des membres, donateurs ou usagers) : Une liste déroulante permet de choisir :

A chaque civilité de cette liste correspond une civilité longue. Par exemple à "M." correspond "Monsieur".
Remarque : Lors des exportations, vous pourrez exporter la civilité longue.

- Impressions améliorées des journaux, des grands livres et des reçus fiscaux. Pour les journaux, impression au format A3 possible.

- Liste des immobilisations : possibilité de lister celles entrées ou sorties dans l'exercice en cours.
- Liste des immobilisations : possibilité d'éditer un état d'inventaire en vue de l'inventaire physique.

- Impression de la liste des articles : deux colonnes ont été ajoutées. L'une avec les prix d'achat, l'autre ayant pour titre "Vérification" et permettant d'inscrire manuellement les quantités réelles (comptées) en stock.

- Le choix des données lors des exportations a été amélioré.
- Une exportation supplémentaire permet de recueillir les données pour l'édition des reçus fiscaux en dehors de CALEB Gestion : Menu "Divers / Exportations au format TXT ou CSV" puis "Récapitulatif des cotisations et dons versés".

- Saisie des cotisations (ou des dons)

Le libellé peut être saisi sur 40 caractères au lieu de 30 auparavant.

Il est possible de saisir le détail du montant d'une cotisation (ou d'un don) en cliquant sur la loupe près du montant :

- Recouvrements, acomptes et versements de cotisations : amélioration de l'enregistrement comptable.

- Factures et commandes : Les libellés des articles sont passés de 40 à 70 caractères et peuvent être mis en forme : gras, souligné, italique. Les documents de vente ont été remis en forme.

- Importation d'écritures comptables : le module a été réécris et permet l'importation depuis d'autres logiciels (Ciel Compta...). Si vous avez besoin d'aide, contactez-nous.

***Version 16.0.15 mise en ligne le 23/09/2016 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 2.0.6)
- Nouvelle mise en forme des factures : Allez dans le menu "Achat - Ventes / Configuration du dossier... ".
Sous le premier onglet, cochez "Sur les factures et commandes, imprimer SOUS le logo les coordonnées de l'association (ou entreprise)". En faisant cela, le logo en entête des factures prendra 7 cm de large au maximum (au lieu de 4,7) et les coordonnées de l'association seront dessous et non à droite du logo.
- Si les coordonnées en entête de factures ou de commande ne sont pas celles du siège social, il est possible d'enregistrer les coordonnées du siège en allant dans le menu "Achat - Ventes / Configuration du dossier... ".
- La taille du logo peut être ajustée en allant dans le menu "Achat - Ventes / Configuration du dossier... ".

***Version 16.0.8 mise en ligne le 31/08/2016 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 2.0.6)
- Correction d'un bug concernant la réparation du fichier des écritures (d'acomptes et de recouvrements).

***Version 16.0.6 mise en ligne le 24/08/2016 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 2.0.6)
- Si par erreur un don (ou une cotisation) n'a pas été enregistré(e) au nom de la bonne personne, il est possible de le (la) modifier et de changer le donateur (le membre).
- Amélioration de la réparation du fichier des écritures
- Correction d'un bug rendant impossible la modification d'une facture provenant du transfert d'une commande.

***Version 16.0.5 mise en ligne le 10/07/2016 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 2.0.5)
Cliquez ici...

***Version 15.0.5 mis en ligne le 24/10/2015 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.51)
- Correctif qui permet un juste calcul des amortissements pour les immobilisations mises en service avant 1980.

***Version 15.0.4
-
Nouvelle mise en forme des attestations de cotisations et dons qui inclut le secteur analytique attribué.

***Version 15.0.3 mis en ligne le 27/09/2015 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.51)

CALEB Gestion 15 est compatible avec Windows 10. Cette version a fait l'objet de multiples améliorations dont quelques unes ont été listées ci-dessous :

 

La personnalisation de la feuille des menus de style Windows 8

La feuille de style Windows 8 se présente sous la forme de 6 colonnes de tuiles (pavés). Chaque tuile permet l'accès à une fonction du logiciel.

Certaines fonctions ne sont pas employées. On peut alors masquer les tuiles correspondantes...

A propos de la sixième colonne…

Les soldes des comptes de trésorerie (sous-classes 51 et 53 du Plan Comptable Général) sont tous affichés par défaut. Il est possible de masquer certains d'entre eux...
Il est aussi possible de suivre les soldes d'autres comptes...

Pour en savoir plus, cliquez ici.

 

Les opérations périodiques

Une opération périodique est une écriture, une facture, une commande, un don ou une cotisation devant être enregistrée à intervalle régulier (chaque mois par exemple).
La version 15 de CALEB Gestion permet de programmer la duplication régulière de certaines opérations.

En savoir plus...

- Un clic droit sur le bouton "Sauvegarder" de la page d'accueil permet de sauvegarder l'ensemble des dossiers comptables affichés.

- Les factures peuvent être saisies en Hors Taxes ou en TTC. Pour configurer la saisie, rendez vous dans le menu " Achats-ventes / Configuration du dossier… " sous l'onglet " TVA - Ventes " ou cliquez sur le pavé :

- Lors de la consultation des soldes d'un compte, la répartition peut être consultée pour une période donnée (d'un mois à un autre). Cliquez sur le pavé suivant et cliquez sur l'onglet " Répartition " :

- Les attestations de dons ou de cotisations ont été remises en page. Cliquez ici pour en voir une.
- La balance analytique et le grand-livre analytique (à l'écran et à l'impression) peuvent être obtenus d'un mois de l'exercice N-1 à un mois de l'exercice N.
- Les recherches d'écritures peut être obtenu sur l'ensemble des exercices (et non plus seulement sur l'exercice en cours).
- Le répertoire des exportations est choisi dossier par dossier (et non plus pour l'ensemble des dossiers gérés).
- L'inventaire et la liste des mouvements de stocks tiennent (éventuellement) compte des commandes en cours.

***Version 14.0.24 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.41) - Mise en ligne en juin 2015
- Correction d'un bug apparaissant lors de la suppression d'écritures.

***Version 14.0.23 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.41) - Mise en ligne le 06/03/2015
- Correction d'un bug concernant l'importation d'écritures
- Correction d'un bug concernant l'édition des réçus fiscaux un par un.

***Version 14.0.16 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.41) - Mise en ligne le 06/03/2015
- Amélioration de l'impression du grand-livre analytique : Les mouvements d'un compte analytique peuvent être répartis par compte général et il est possible d'obtenir les mouvements de charges et de produits sans affectation analytique.
- La gestion des utilisateurs a été améliorée pour permettre la consultation du répertoire ou la saisie des membres, donateurs ou clients sans pour autant pouvoir consulter les cotisations, les dons ou les ventes.

***Version 14.0.10 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.40) - Mise en ligne le 02/01/2015

Groupes de membres

Les membres, donateurs (ou clients) peuvent être regroupés selon différents critères.On peut créer un ou plusieurs groupes par le menu :

La liste des membres d’un groupe peut ensuite être visualisée, exportée, imprimée par le menu :

A l’intérieur d’un groupe, on peut déterminer le rôle ou la catégorie de chacun (Menu « Gestion associative / Configuration du dossier… » Onglet Autres). Par exemple, « Simple membre », « Responsable principal », « Co-Responsable »…

 

Evénements concernant les membres

Il est possible d'enregistrer pour chaque membre, donateur ou client des événements le concernant par le menu :


Onglet "Evénements"

Pour une association sportive par exemple, il peut s'agir de l'obtention d'une médaille. Pour une association cultuelle, du mariage, du baptême... Cette possibilité, avec la précédente (constitution de groupes), donne à CALEB Gestion une gestion associative indépendante des aspects comptables.

Pour visualiser, imprimer, exporter les membres concernés par un événement sur une période donnée, rendez vous dans le menu :


(Onglet " Evénements ")

 

Relances et publipostage

Il y a quatre raisons de relancer les membres ou clients : pour factures impayées, pour commandes non soldées, pour cotisations impayées, pour cotisations échues ou bientôt échues. Dans les quatre cas, vous pourrez :
o Imprimer les lettres de relances
o Générer un fichier PDF par lettre de relance
o Générer un fichier PDF par lettre de relance et envoyer les PDF individuellement par CALEB Mails (publipostage). (Une option très intéressante car sans aucun coût. Pour cela, vous devez avoir saisi les adresses mails de vos membres.)
o Imprimer les lettres de relance uniquement pour les membres sans adresse mail.

 

Publipostage (autre que pour les raisons évoquées ci-dessus)

Pour réaliser un publipostage, il faut afficher le " Répertoire des membres ". Ensuite, il faut sélectionner les membres auxquels on veut écrire. Pour cela, selon les onglets, vous pouvez les rechercher :

- par " Nom et adresse ",
- " Par qualité ",
- " Par type ",
- " Par article commandé ou vendu ",
- "Par cotisation échue ",
- " Par date de naissance ",
- " Par factures ",
- " Par groupes " (ou par catégorie de membres à l'intérieur d'un groupe ") ou
- " Par événement ".

La sélection étant opérée - par le bouton " Tout sélectionner " éventuellement -, on clique sur le bouton " Publipostage ". On est ainsi amené à choisir le type de publipostage (par impression et/ou par emailing).

La feuille qui s'ouvre permet alors de saisir l'objet et le texte et de les enregistrer comme modèle pour un futur publipostage grâce aux boutons " >> " et " << ".

Une astuce : Pour écrire à l'ensemble du Conseil d'Administration, commencez par créer le groupe " Conseil d'Administration " et ajoutez-y les membres. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous écrire.

 

Exigences fiscales

Par le menu "Divers / Exportations au format TXT", il est possible de générer le fichier des écritures comptables à remettre au vérificateur fiscal lors d'un contrôle. Ce fichier tente de répondre aux exigences définies à l'adresse suivante : http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000027788276&dateTexte&categorieLien=id

Pour répondre aux exigences fiscales, votre logiciel enregistre pour chaque écriture sa date de saisie et sa date de validation comptable. D'autre part, la date de lettrage des mouvements de compte est enregistrée elle aussi.

 

Documents de synthèse : Bilan - Compte de résultat

Les documents de synthèse peuvent être :
- obtenus avec le détail des comptes. Cliquez ici pour voir un exemple...
- établis pour une période s'étendant d'un mois à un autre
- établis par secteur analytique.

Il est possible d'importer les documents de synthèse à partir d'un autre dossier comptable tenu sous CALEB Gestion. (Menu "Données comptables / Documents de synthèse : Bilan - Compte de résultat")

Les chiffres de l'exercice peuvent être comparés avec ceux de l'exercice précédent ou avec ceux des budgets.

- Alerte si un membre fête son anniversaire à la date du jour en cours.
- Exportation possible des données sur les budgets
- Les soldes des comptes peuvent être comparés avec ceux de l'exercice précédent ou avec les budgets.
- Amélioration de la saisie des documents de synthèse
- Amélioration de la présentation des factures, des commandes, des attestations de cotisations ou de dons
- Amélioration apportée à la balance des comptes généraux : elle peut être obtenue avec ou sans comptes totalisateurs. Elle indique les totaux des comptes de bilan et de gestion. Ainsi y apparaît le résultat comptable.
- Possibilité d'importation de tout ou partie du plan comptable à partir d'un autre dossier comptable tenu sous CALEB Gestion.
- Amélioration du visuel du bandeau de gauche et de son contenu.
- Liste des commandes : elles sont désormais rangées par type avec affichage des sous-totaux par type.

***Version 13.1.7 - Mise en ligne le 18 juin 2014 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.30)
- Ajout d'une feuille permettant de garder les emplacements des dossiers (qui ne sont plus forcément connectés à un lecteur réseau)

***Version 13.1.5 - Mise en ligne le 5 juin 2014 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.30)
- Les exportations (autres que celles en PDF) peuvent être faites sous les formats TXT ou CSV. Pour choisir le format d'exportation, rendez vous dans le menu "Dossiers et options / Configuration générale de CALEB Gestion".
Un fichier CSV s'ouvre directement dans Excel.
- Les civilités sont "décompressées" à l'affichage et lors des impressions : M devient Monsieur / MME devient Madame / DR devient Docteur / PR devient Professeur / ME devient Maître / M ME devient Mme & M / MM devient Messieurs.
- Il est possible d'éditer un document sans valeur fiscale récapitulant les dons effectués par une personne donnée pendant l'année en cours, l'année précédente ou l'exercice en cours.

***Version 13.1.0 - Mise en ligne le 15 mars 2014 (accompagnée de l'utilitaire CALEB Mails version 1.0.25)

- Pour chaque immobilisation, il est possible d'enregistrer sa date d'acquisition (pouvant être différente de la date de mise en service) et le lieu de son installation.

Suite : Historique des versions 8 à 13.0

     
 

Cours de comptabilité des associations Cours de comptabilité des associations
 
 

La dernière version de CALEB Gestion porte le numéro 16.0.18

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