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7 étapes pour réussir son premier bulletin de paye et générer des fichiers déclaratifs corrects

Cette page a pour but de vous aider à réussir vos premiers bulletins de paye et à générer des fichiers déclaratifs (PASRAU, DSN et déclaration 2460) corrects.

Rappel : PASRAU signifie « prélèvement à la source pour les revenus autres », PAS « prélèvement à la source » et DSN « Déclaration sociale nominative ».

Etape n° 1 - Les données sur l'employeur

Allez dans le menu « Dossiers et option / Données sur l'employeur ». Remplissez toutes les zones : nom de la structure, ligne(s) d'adresse, code postal, ville (n'utilisez aucun caractère spécial : ni tirets, ni barre oblique /, ni parenthèses), SIRET (14 chiffres), APE (4 chiffres, une lettre - 9491Z dans le cas d'une association cultuelle), BIC, IBAN du compte bancaire de l'association, coordonnées complètes du responsable de la paye. La feuille doit être soigneusement remplie, en particulier les zones encadrées en rouge sur la copie d'écran ci-dessous :

Les données encadrées en rouge seront reprises dans les fichiers PASRAU et DSN.

Etape n° 2 - Les fiches « salariés »

Rendez vous ensuite dans le menu « Données de paye / Personnel rémunéré ». Modifiez ou complétez chacune des fiches des salariés : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance (dans ce champ, n'indiquez pas le numéro du département de naissance, n'utilisez aucun caractère spécial), code du pays de naissance, ligne(s) d'adresse, code postal, ville (n'utilisez aucun caractère spécial : ni tirets, ni barre oblique /, ni parenthèses), code du pays de résidence, date d'entrée.

Une fois encore, il est impératif que chaque zone (celles encadrées en rouge particulièrement) soit saisie avec soin.

Remarque : Le lieu de naissance doit être renseigné. S'il n'est pas connu, saisissez « SLN ». Ce champ ne doit contenir aucun caractère spécial (pas de parenthèses, ni de tirets, ni de slash). N'y indiquez pas le numéro du département de naissance.

Les saisie manuelles des données concernant le prélèvement à la source

Cliquez ensuite sur l'onglet « Prélèvement à la source - Notes - Autres données ». Saisissez le type de taux appliqué (le plus souvent « 01 - Taux transmis par la DGFiP »), le taux du prélèvement à la source, l'identifiant CRM (compte-rendu métier) et sa date.

Si le taux de prélèvement à la source et l'identifiant CRM ne sont pas connus, vous pouvez recourir au service TOPAze. En savoir plus...

Récupérer les données d'un « CRM »

« CRM » signifie « Compte-rendu métier ».

Lisez la page suivante : Comment récupérer un CRM (Compte-Rendu Métier)(Déclaration PASRAU)

Sur le site Net-Entreprises, récupérez le dernier « CRM » au format XML. Le nom de ce fichier ressemblera à ceci : « 2020-03-22T090211_DGFIP-...-OK-PASRAU-... .xml ». On retrouve sa date en entête du nom. Dans l'exemple, le 22 mars 2020.

Remarque : La durée de validité du taux PAS transmis par l'administration (via le CRM) est fixée à 2 mois.

Rendez-vous dans le menu « Données de paye / Récupérer les données d'un CRM ». Une fenêtre s'ouvre. Elle permet d'aller chercher le fichier précédent. Durant le traitement du fichier, la fenêtre indiquera les données récupérées : Date et identifiant du CRM ; taux PAS du ou des salariés.

Etape n° 3 - Les caisses des contrats de prévoyance, complémentaire santé ou retraite supplémentaire

Rendez-vous dans le menu « Données de paye / Caisses et contrats de prévoyance ». Si vous éditez une DSN pour les contrats de prévoyance, complémentaire santé ou retraite supplémentaire, la feuille qui s'affiche devra être soigneusement remplie, en particulier les zones encadrées en rouge sur la copie d'écran ci-dessous. Sinon, ne vous souciez pas des données à saisir dans les zones encadrées en rouge.

Le « Type de caisse ou de contrat » est obligatoirement « 03 - Mutuelle et prévoyance ».
L'identifiant de l'organisme vous a été communiqué par l'organisme lui-même. Par exemple, « AGEN01 » est le code organisme de Generali. Il correspond à la clé « S21.G00.15.002 ».
S'il existe, le code délégataire de gestion (communiqué par l'organisme) correspond à la clé « S21.G00.15.003 ».
Le numéro d'affiliation (ou la référence du contrat) correspond à la clé « S21.G00.15.001 ».
Les coordonnées bancaires sont celles du compte sur lequel seront prélevées les cotisations.

Etape n° 4 - Les lignes de bulletin correspondant aux contrats de prévoyance, complémentaire santé ou retraite supplémentaire

Rendez-vous dans le menu « Données de paye / Lignes de bulletin ». Si vous éditez une « DSN complémentaire » au fichier PASRAU pour les contrats de prévoyance, complémentaire santé ou retraite supplémentaire, la feuille qui s'affiche devra être soigneusement remplie, en particulier les zones encadrées en rouge sur la copie d'écran ci-dessous :

Certains éléments à saisir sont communiqués par l'organisme concerné : le code option par exemple.

Le code option correspond à la clé « S21.G00.70.004 » et le code population à la clé « S21.G00.70.005 ».

Etape n° 5 - Les cotisations CAVIMAC

Frappez la touche F4 du clavier ou rendez vous dans le menu « Données de paye / Liste des lignes de bulletin ». Vérifiez que les taux des cotisations versées à la CAVIMAC sont les mêmes que ceux indiqués à la page https://www.calebgestion.com/aide/calebpaye/index.html

Si le pictogramme s'affiche sur une ligne, cliquez sur la ligne puis sur le bouton Actualiser: les taux de la ligne se mettront ainsi à jour.

Etape n° 6 - La saisie des bulletins de rémunération

Cette étape peut être particulièrement rapide.

Pour créer un bulletin de rémunération, passez par le menu « Bulletins de rémunération / Gérer les bulletins ». Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter (+) ou frappez la touche + du clavier numérique.

Si plusieurs ministres du culte ont été enregistrés, commencez par sélectionner le « Code salarié ». Les données sur le prélèvement à la source vont s'afficher dans la partie droite.

La date du versement de la rémunération doit appartenir au mois rémunéré.

Après avoir saisi les différents champs de l'onglet « Entête / Pied », allez sous l'onglet « Corps du bulletin ».
Cliquez sur le bouton situé en haut à gauche pour actualiser le montant du SMIC mensuel et le plafond mensuel de Sécurité sociale.

Au 1^er janvier 2022, le SMIC mensuel arrondi à l'euro près s'élève à 1 603 €.

Cliquez sur le bouton Actualiser toutes les lignes.

Vérifiez que la ligne de code TPAS01 et de libellé « Prélèvt à la source de l'IR (Tx perso.) » est bien présente. Ajoutez-la sinon.
Peut-être faudra-t-il double-cliquer sur cette ligne afin que son taux prenne celui du salarié.

Si le ministre du culte bénéficie d'avantages en nature, double-cliquez sur la ligne correspondante (de code AVNAT001) pour en saisir le montant. Ces avantages en nature n'auront aucune incidence sur le net à payer mais augmenteront la rémunération imposable.

Vous aurez ensuite deux possibilités :
- Double-cliquer sur la première ligne pour saisir la rémunération brute ou
- Saisir le montant net de l'indemnité de culte dans la zone « Net à payer AVANT impôt et acomptes » située sous la liste des lignes, puis cliquer sur le bouton Calculer à l'envers.

Avec le plus grand soin, comparez les montants des cotisations CAVIMAC avec ceux du modèle de bulletin disponible à la page « Actualité sociale du régime des cultes : SMIC - Plafond de sécurité sociale - DSN - PASRAU ».

Munissez-vous d'une calculatrice et vérifiez le montant imposable du mois : c'est ce montant qui sert de base au calcul du prélèvement à la source.

Cliquez éventuellement sur l'onglet « Congés ».

Un ministre du culte n'est pas soumis au Code du travail. Ceci étant, si vous souhaitez décompter ses jours de congés, vous pouvez le faire sous cet onglet.
En principe, un mois travaillé permet d'acquérir 2,5 jours ouvrables de congé.

Validez le bulletin et vérifiez-le soigneusement : c'est toujours plus facile sur papier que sur écran !

Etape n° 7 - La génération d'un fichier PASRAU (et de sa DSN complémentaire éventuellement)

Dans le cadre de la réforme sur le prélèvement à la source, les collecteurs (les « employeurs »...) doivent transmettre les données nécessaires à la mise en place du PAS via le dépôt d'une déclaration mensuelle. Cela comprend notamment les montants individuels prélevés, les taux appliqués et le montant agrégé de l'impôt à transmettre à la DGFiP.

Dans le cadre du régime des cultes, les déclarations peuvent être réalisées via :
la saisie en ligne des informations nécessaires dans un formulaire informatique (mode EFI) ;
le dépôt d'un fichier généré par un logiciel de paie ou de gestion (mode EDI).

CALEB Paye des cultes génère ce type de fichiers par le menu « Bulletins de rémunérations / Générer un fichier PASRAU ou une DSN mensuelle ».

Dans un premier temps, déposez le fichier PASRAU en mode « Test ». Après confirmation de la validité des données du fichier, déposez le fichier en mode « Réel ».