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L'enregistrement comptable des achats d'immobilisations

Lorsqu'une association achète un ordinateur, du mobilier, du matériel, un véhicule, un bâtiment ou tout autre bien destiné à servir durablement son activité, l'opération ne s'enregistre généralement pas comme une simple charge.
Le bien entre dans le patrimoine de l'association : il s'agit d'une immobilisation.
Cette page explique, à travers des exemples simples, comment enregistrer comptablement l'acquisition d'une immobilisation, son paiement et, le cas échéant, le versement d'un acompte..

1. Qu'est-ce qu'une immobilisation ?

Une immobilisation est un élément destiné à être utilisé durablement par l'association pour son activité. Il peut notamment s'agir :
d'un terrain ;
d'un bâtiment ;
d'un aménagement ou d'une installation ;
de matériel et d'outillage ;
de matériel informatique ;
de mobilier ;
d'un véhicule ;
de certains logiciels ou droits incorporels.

Immobilisation ou charge ?

C'est une première question importante à se poser avant d'enregistrer une facture.

La dépense correspond à…	Elle est généralement enregistrée…
une consommation ou une dépense liée au fonctionnement courant	dans un compte de classe 6
l'acquisition d'un bien destiné à servir durablement à l'association	dans un compte de classe 2

Exemple :
L'achat de fournitures de bureau destinées à être consommées rapidement constitue une charge.
L'achat d'un ordinateur destiné à être utilisé pendant plusieurs années constitue, en principe, une immobilisation.

À retenir : une immobilisation n'est pas immédiatement considérée comme une charge. Sa consommation est, lorsqu'elle est amortissable, constatée progressivement par l'intermédiaire des amortissements.

2. Les principaux comptes utilisés

Les immobilisations sont enregistrées dans les comptes de la classe 2.

Voici quelques comptes particulièrement utiles pour une association :
211 - Terrains
213 - Constructions
2135 - Installations générales, agencements et aménagements des constructions
215 - Installations techniques, matériel et outillage
2181 - Installations générales, agencements et aménagements divers
2183 - Matériel de bureau et matériel informatique
2184 - Mobilier
23 - Immobilisations en cours
237 - Avances et acomptes versés sur immobilisations incorporelles
238 - Avances et acomptes versés sur immobilisations corporelles

Le choix du compte dépend donc de la nature du bien acquis.

3. Le compte 404 : fournisseurs d'immobilisations

Une distinction importante doit être faite entre les comptes 401 et 404.

Nature de l'achat	Compte fournisseur
Achat courant	401 – Fournisseurs
Achat d'une immobilisation	404 – Fournisseurs d'immobilisations

Le compte 404 représente donc la dette de l'association envers le fournisseur d'une immobilisation.

Pourquoi ne pas utiliser le 401 ?

Parce que la dette correspond ici à l'acquisition d'un élément destiné à entrer durablement dans le patrimoine de l'association.

Cette distinction permet notamment de retrouver plus facilement, dans la comptabilité, les dettes qui correspondent aux acquisitions d'immobilisations.

4. Pour quel montant enregistrer l'immobilisation ?

Le montant porté au compte d'immobilisation correspond au coût d'entrée du bien.

Il convient notamment de tenir compte :
du prix d'achat ;
des éventuelles réductions commerciales ;
de la TVA lorsque celle-ci est récupérable ou non récupérable selon la situation de l'association ;
et, lorsque les conditions sont réunies, des coûts directement attribuables nécessaires pour mettre le bien en place et en état de fonctionner.

Une association qui ne récupère pas la TVA

Lorsqu'une association n'est pas en mesure de récupérer la TVA sur l'acquisition, celle-ci fait partie du coût supporté par l'association.

Exemple :
Une association non assujettie à la TVA achète un ordinateur pour 1 200 € TTC.
Le montant porté au compte 2183 sera donc de : 1 200 €

5. Exemple : achat d'un ordinateur payé immédiatement

Une association non assujettie à la TVA achète un ordinateur destiné à son secrétariat.
Prix : 1 200 € TTC
La facture est payée immédiatement.
L'opération peut être enregistrée ainsi dans une petite structure :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
2183	Matériel... informatique	1 200,00
512	Banques		1 200,00

Comprendre l'écriture

Le compte 2183 est débité parce que l'association acquiert un matériel informatique qui entre dans son patrimoine.
Le compte 512 est crédité parce que l'argent quitte le compte bancaire de l'association.
On peut résumer l'opération ainsi :
L'association reçoit un ordinateur 2183 augmente
L'association paie l'ordinateur 512 diminue

6. Lorsque la facture n'est pas payée immédiatement

Supposons maintenant que le fournisseur accorde un délai de paiement.
L'enregistrement se fait en deux temps.

À la date de la facture

Compte	Libellé	Débit	Crédit
2183	Matériel... informatique	1 200,00
404	Fournisseur d'immobilisations F		1 200,00

L'association possède désormais l'immobilisation, mais elle n'a pas encore payé le fournisseur.
Le compte 404 représente donc la dette envers le fournisseur.

À la date du règlement

Lorsque l'association règle la facture :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
404	Fournisseur d'immobilisations F	1 200,00
512	Banques		1 200,00

Le compte 404 est alors soldé.

Conseil : comme pour les autres comptes fournisseurs, il est utile de lettrer le compte 404 afin de rapprocher les factures et leurs règlements.

7. Achat d'une immobilisation avec versement d'un acompte

Il arrive que le fournisseur demande un acompte avant de livrer le bien.
Prenons le même exemple :
Ordinateur : 1 200 €
L'association verse d'abord un acompte de : 200 €
Le solde sera donc de : 1 000 €

Première étape : versement de l'acompte

Lors du paiement de l'acompte :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
238	Avances... sur immos	200,00
512	Banques		200,00

À ce stade, l'association a versé 200 €, mais elle n'a pas encore enregistré l'immobilisation pour son montant définitif.
Le compte 238 permet de suivre cet acompte.

Deuxième étape : réception de la facture

Lorsque la facture définitive de 1 200 € est reçue :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
2183	Matériel... informatique	1 200,00
238	Avances... sur immos		200,00
404	Fournisseur d'immobilisations F		1000,00

Que s'est-il passé ?

Le compte 2183 enregistre la valeur totale de l'ordinateur : 1 200 €
Le compte 238 est soldé : 200 € d'acompte déjà versé
La somme restant due au fournisseur est enregistrée au compte 404 : 1 000 €

Troisième étape : règlement du solde

Lorsque l'association paie les 1 000 € restant dus :

Compte	Libellé	Débit	Crédit
404	Fournisseur d'immobilisations F	1 000,00
512	Banques		1 000,00

Le compte 404 est alors soldé.

8. Pourquoi utiliser le compte 238 pour l'acompte ?

Le compte 238 est utilisé pour les avances et acomptes versés sur commandes d'immobilisations corporelles.
Pour une immobilisation incorporelle, on utilise le compte 237.

Acompte versé pour…	Compte
une immobilisation incorporelle	237
une immobilisation corporelle	238

9. Le cas particulier de l'achat d'un local

L'achat d'un immeuble nécessite une attention particulière.
Lorsque l'association acquiert un ensemble comprenant un terrain et une construction, il convient de distinguer :
la valeur du terrain ;
la valeur de la construction.

La partie correspondant au terrain est enregistrée au compte 211 – Terrains.
La partie correspondant à la construction est enregistrée au compte 213 – Constructions.

Pourquoi cette distinction ?

Parce que le terrain et la construction n'ont pas le même traitement comptable en matière d'amortissement.
Le terrain n'est normalement pas amorti, car sa durée d'utilisation n'est pas, en principe, limitée par l'usure ou le temps.
Cela ne signifie toutefois pas qu'un terrain ne puisse jamais perdre de valeur : dans certaines circonstances, une dépréciation peut être nécessaire.
La construction, quant à elle, est normalement amortissable.

10. 2135 ou 2181 : quel compte utiliser ?

Une question fréquente concerne les travaux d'aménagement.

L'association est propriétaire de la construction

Les installations générales, agencements et aménagements de la construction sont enregistrés au compte :
2135 – Installations générales, agencements et aménagements des constructions

L'association n'est pas propriétaire de la construction

Lorsque l'association réalise des aménagements dans un immeuble dont elle n'est pas propriétaire, le compte :
2181 – Installations générales, agencements et aménagements divers
peut être utilisé.

Astuce pour retenir la différence :

2135 aménagement d'une construction appartenant à l'association
2181 aménagement réalisé dans un immeuble qui ne lui appartient pas

11. Et après l'acquisition ?

L'enregistrement de l'achat n'est que la première étape.
Lorsqu'une immobilisation est amortissable, son coût est réparti sur sa durée d'utilisation au moyen des amortissements.
L'amortissement traduit notamment la consommation des avantages économiques attendus de l'actif.
Il permet donc de constater progressivement, dans les comptes, la consommation de l'immobilisation.

Exemple :
Un ordinateur acquis 1 200 € et amorti sur plusieurs années ne constitue pas une charge de 1 200 € au moment de son achat.
L'achat est enregistré en classe 2.
Puis les amortissements sont enregistrés progressivement au cours de la durée d'utilisation du matériel.
Voir également : notre cours consacré à l'enregistrement comptable des amortissements.

12. Où retrouve-t-on ces comptes dans le bilan ?

L'acquisition d'une immobilisation modifie le patrimoine de l'association.
À l'actif

On retrouve notamment :
les terrains ;
les constructions ;
les installations ;
le matériel ;
le mobilier ;
les immobilisations en cours ;
les avances et acomptes sur immobilisations.

Le compte 512 – Banque figure également à l'actif.
Au passif

Lorsqu'une immobilisation n'est pas encore payée, la dette envers le fournisseur apparaît parmi les dettes de l'association.
Le compte :
404 – Fournisseurs d'immobilisations
est présenté parmi les dettes sur immobilisations et comptes rattachés.

13. Le raisonnement à retenir

Une immobilisation entre dans le patrimoine de l'association Son acquisition est enregistrée dans un compte de classe 2 et non dans un compte de charge.
Le compte 404 est utilisé lorsque l'association doit de l'argent au fournisseur d'une immobilisation.
Le compte 512 est crédité lorsque l'association règle l'achat.
Les acomptes versés sur une immobilisation corporelle sont enregistrés au compte 238 ; ceux concernant une immobilisation incorporelle au compte 237.

Après son acquisition, une immobilisation amortissable fait l'objet d'un amortissement selon sa durée d'utilisation.

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