La saisie des opérations comptables - Les journaux

C - II - 4.1 Les journaux comptables

Les opérations comptables ne sont pas directement saisies dans les comptes. Elles sont écrites dans des journaux. Dans l'histoire de la comptabilité, les journaux étaient de grands cahiers où les écritures étaient enregistrées chronologiquement.

Les comptables ont pris l'habitude d'ouvrir des journaux spécialisés par type d'opérations : achat, vente, banque, caisse, salaire... Ainsi, le journal est un critère de tri des informations comptables.

Dans le cas d'une très petite comptabilité, le seul journal « Opérations diverses » peut être utilisé. Sinon, indépendamment du journal d'opérations diverses, il est recommandé de créer les journaux suivants :
- un journal d'achats ;
- un journal pour les dons manuels et les cotisations (journal des ressources) ;
- un journal des immobilisations ;
- un journal de paye ou journal des salaires ;
- un journal de caisse ;
- un journal par banque.

Le journal d'une petite structure se présente classiquement de la façon suivante :

Ci-dessus, l'ensemble des opérations a été enregistré dans un seul journal.
L'écriture 1 aurait dû être enregistrée dans le journal des à-nouveaux, l'écriture 2 dans le journal des d'achats, les écritures 3 et 5 dans le journal de banque et l'écriture 4 dans le journal des ventes.

La ligne « Totaux » permet de contrôler le principe de la partie double : Total des débits = Total des crédits

A ne pas oublier : toute écriture doit être appuyée par une pièce justificative.

Journaux et utilisation du logiciel de comptabilité CALEB Gestion

A la création d'un dossier comptable, CALEB Gestion crée un ensemble de journaux comptables. Pour en consulter la liste, entrez dans votre dossier puis allez dans le menu « Données comptables / Liste des journaux ». Vous pouvez aussi frapper la touche F4 de votre clavier après être entré dans votre dossier.

Chaque journal peut être appelé par un code de deux caractères.

Bien évidemment, on peut créer d'autres journaux ou modifier le libellé de ceux qui existent par le menu « Données comptables / Saisie des journaux ».

L'impression des écritures d'un journal s'obtient par le menu « Ecritures / Impression - Exportation des journaux » :

Remarque : Le journal est qualifié de provisoire car :
- les écritures du journal sont encore modifiables et
- d'autres écritures peuvent y être ajoutées ou insérées dans la période (ici du 01/01/22 au 31/12/22).

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Cette page est extraite du « Cours de comptabilité des associations » édité par ACTES 6 Gestion