La saisie des opérations comptables - Les journaux

C - II - 4.1 Les journaux comptables

Les opérations comptables ne sont pas directement saisies dans les comptes. Elles sont écrites dans des journaux. Dans l'histoire de la comptabilité, les journaux étaient de grands cahiers où les écritures étaient enregistrées chronologiquement.

Les comptables ont pris l'habitude d'ouvrir des journaux spécialisés par type d'opérations : achat, vente, banque, caisse, salaire... Ainsi, le journal est un critère de tri des informations comptables.

Dans le cas d'une très petite comptabilité, le seul journal « Opérations diverses » peut être utilisé. Sinon, indépendamment du journal d'opérations diverses, il est recommandé de créer les journaux suivants :
- un journal d'achats ;
- un journal pour les dons manuels et les cotisations (journal des ressources) ;
- un journal des immobilisations ;
- un journal de paye ou journal des salaires ;
- un journal par banque pour les opérations ne se rattachant pas à l'un des journaux précédents.

Un journal se présente classiquement de la façon suivante :

A ne pas oublier : toute écriture doit être appuyée par une pièce justificative.

La ligne « Totaux » permet de contrôler le principe de la partie double : Total des débits = Total des crédits

Remarque : Pour une opération donnée, on enregistre premièrement les mouvements débiteurs, ensuite les mouvements créditeurs.

Journaux et utilisation du logiciel de comptabilité CALEB Gestion

A la création d'un dossier comptable, CALEB Gestion crée un ensemble de journaux comptables. Pour en consulter la liste, entrez dans votre dossier puis allez dans le menu « Données comptables / Liste des journaux ». Vous pouvez aussi frapper la touche F4 de votre clavier après être entré dans votre dossier.

Chaque journal peut être appelé par un code de deux caractères.

Bien évidemment, on peut créer d'autres journaux ou modifier le libellé de ceux qui existent par le menu « Données comptables / Saisie des journaux ».

A la création d'un dossier comptable, CALEB Gestion crée aussi un ensemble de comptes. Pour en consulter la liste, rendez vous dans le menu « Données comptables / Comptes généraux / Liste - Impression - Exportation - Importation ». Vous pouvez aussi frapper la touche F2 de votre clavier (après être entré dans votre dossier).

Les comptes sont rangés par classe (ci-dessous, la classe 6 des charges). Les comptes pouvant être utilisés en saisie d'écriture ont 8 chiffres. Les autres sont des comptes totalisateurs. En survolant la liste des comptes avec la souris, un commentaire apparaît, sur le compte survolé, dans la colonne de droite : une aide précieuse pour les débutants en comptabilité !

Les écritures sont entre autres saisies par le menu « Ecritures / Saisie standard ». Voici un exemple de saisie:

Dans cet exemple, l'écriture est passée dans le journal de code AN des à-nouveaux.

Remarque : Les comptes analytiques sont propres à l'association. C'est la raison pour laquelle aucun compte analytique n'est créé automatiquement à l'ouverture de votre dossier comptable. Les comptes analytiques servent à affecter les charges et les produits par secteur d'activités. Leur utilisation est facultative.

L'impression des écritures d'un journal s'obtient par le menu « Ecritures / Impression - Exportation des journaux » :

Le journal est qualifié de provisoire car :
- les écritures du journal sont encore modifiables et
- d'autres écritures peuvent y être ajoutées ou insérées dans la période (ici du 01/01/22 au 31/12/22).

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Cette page est extraite du « Cours de comptabilité des associations » édité par ACTES 6 Gestion