Actu

CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Saisie rapide des achats
(Menu « Ecritures »)

« Comment saisir rapidement un achat et son règlement ? » : tutoriel vidéo

Au préalable

Avant d'utiliser cette option, configurez votre logiciel. Pour cela, allez dans le menu « Ecritures » et choisissez « Configuration de la saisie rapide des achats… ». Lisez l'aide correspondante.

Enregistrer un achat

Pour enregistrer un achat, commencez par attribuer un code au fournisseur : pour cela, vous pouvez utiliser le début de son nom. Ce code pourra aller jusqu'à 8 caractères alphanumériques.
Grâce à ce code, toutes les informations enregistrées - le compte fournisseur, l'objet de la facture, les comptes et la nature des achats, le type de règlement... - pourront être rappelées lors d'une saisie ultérieure.

Remplissez les différentes zones en n'oubliant pas, éventuellement, de cocher la case « Règlement immédiat ».

A propos du numéro de compte du fournisseur

Par défaut, le numéro de compte du fournisseur est celui qui a été saisi lors de la « configuration de la saisie rapide des achats. » Ceci étant, il peut ne pas être collectif mais spécifique au fournisseur. Une contrainte toutefois : que son numéro commence par 401 ou 404 (selon le PCG).

A propos du numéro du bouton représentant une enveloppe jaune

Ce bouton permet la saisie des coordonnées du fournisseur (adresse, adresse e-mail, votre référence chez le fournisseur) :

Ces coordonnées se retrouveront imprimées sur les bons de commande auprès du fournisseur (menu « Achats-Ventes / Factures d'achat / Commandes auprès des fournisseurs ») et sur la liste des fournisseurs et des types d'achat.

A propos du numéro de pièce comptable

Le numéro de pièce comptable proposé dépend du journal enregistrant les achats. Ce journal a été défini dans la « Configuration de la saisie rapide des achats … ».

Le bouton donne accès à une feuille permettant la saisie de notes sur l'achat. Cette même feuille permet aussi de joindre une pièce comptable : une facture au format PDF par exemple.

A propos des comptes d'achats

Les comptes d'achats ont un numéro commençant généralement par 60, 61 ou 62 : ce sont des comptes de charges.

Le règlement des achats

Si le règlement n'est pas immédiat…

Le montant total de la facture est porté au crédit du compte fournisseur. Le logiciel vous demande alors si vous voulez enregistrer le règlement.

Si le règlement est immédiat…

N'oubliez pas de choisir le type de règlement. C'est le type de règlement qui détermine le compte de trésorerie qui sera imputé.
Même si le règlement est immédiat, si le journal d'achat n'est pas le même que celui du règlement, deux écritures sont générées : une dans le journal d'achat, l'autre dans le journal du règlement (journal de banque par exemple).

Supprimer un fournisseur

Pour supprimer un fournisseur, commencez par taper son code puis cochez la case « Supprimer ce fournisseur ».
Vérifiez préalablement que toutes les factures établies par ce fournisseur ont été réglées.

La « saisie rapide des factures d'achat » facilite vos travaux comptables

On découvre ici une fonction très efficace . En effet, non seulement, l'objet de la facture est enregistré par fournisseur mais encore les libellés de chaque mouvement, les comptes analytiques et le type de règlement !
De plus, nul besoin de connaître la notion de « débit - crédit » pendant la saisie ! Une seule chose à savoir : les numéros des comptes d'achats commencent (généralement) par 60, 61 ou 62.

En cas d'erreur de saisie

La feuille « Saisie rapide des factures d'achat » n'est qu'un masque de saisie. Elle permet seulement d'ajouter une écriture correspondant à un achat.
Pour modifier une écriture erronée, vous devez utiliser la feuille de saisie standard d'écritures.

Saisie rapide des achats (Menu « Ecritures »)