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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Importation d'un relevé de banque / d'un fichier de comptabilité en partie simple
(Menu « Ecritures »)

Ce menu permet de générer des écritures comptables standards à partir d'un relevé de banque au format TXT (avec tabulations comme séparateurs), CSV, QIF ou OFX.

Il permet aussi la génération d'écritures comptables à partir d'un fichier de comptabilité en partie simple (sans contrepartie à chaque mouvement).

Remarque importante : Les mouvements d'un relevé de banque correspondant à des cotisations ou à des dons doivent être importés en utilisant le menu « Gestion associative / Cotisations et dons / Importer d'un relevé de banque »)

Etape n° 1 : Saisir les données relatives au compte de banque sur lequel seront importés les mouvements du relevé de banque

Les données relatives au compte de banque (journal, numéro de compte et secteur) se saisissent sous le tableau des mouvements du relevé de compte :

Généralement, le journal sera celui de la banque de code « BQ » et le numéro du compte commencera par « 512 ».

Dans l'exemple ci-dessus, la première écriture comptable - qui sera générée - aura pour numéro de pièce comptable « BQ19-789 ».

Etape n° 2 : Choisir le fichier à importer et en afficher le contenu

Ensuite, cliquez sur le bouton Choisir fichier d'import pour vous permettre de rechercher le fichier issu du site de votre banque.

Les premières lignes de ce fichier ne sont pas nécessairement celle avec l'entête du tableau des mouvements. Elles pourraient ressembler à ceci :
Numéro Compte : xxx
Type de compte : Compte tenu en euros
Date : xx/xx/xxxx
Solde (EUROS) : xx xxx,xx €

C'est pourquoi votre logiciel va lire les premières lignes du fichier l'une après l'autre et vous demander si elles correspondent à celle avec les titres des champs. Cette ligne pourrait se présenter ainsi : « Date Libellé Montant (EUROS) Montant(FRANCS) » ou ainsi « Date Valeur Libellé Débit Crédit Solde ».

CALEB Gestion met en correspondance les différentes colonnes du fichier avec ses différents champs : Libellé, information complémentaire, date, débit, crédit. S'il s'agit de l'importation à partir d'un fichier de comptabilité en partie simple, d'autres champs pourront être mis en correspondance : libellé de l'écriture comptable, compte (général), référence externe, code du compte analytique.

Vous devrez peut-être corriger ou compléter cette correspondance en double-cliquant dans la colonne « Champs importés » de la liste des champs. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Mettre à jour la liste des mouvements à importer. Vérifiez le contenu de la liste. La liste peut être triée (en cliquant sur le titre des colonnes) et des lignes peuvent en être supprimées : Il suffit de les sélectionner et de frapper la touche Supprimer du clavier.

Etape n° 3 : Saisir les données relatives aux mouvements de compte

A ce point, il faut attribuer aux mouvements à importer un libellé, un compte de contrepartie, une référence, éventuellement un compte analytique et une série de mots clés afin d'automatiser l'importation des futurs relevés de compte.

Pour cela, cliquez sur la ligne du premier mouvement à importer. La saisie de fait dans les champs sous le tableau des mouvements du relevé de compte :

Dans l'exemple ci-dessus :
- le compte 627 est utilisé en contrepartie du compte de banque.
- les comptes 627 et 512 sont écrits sur fond rosé : cela signifie qu'un autre mouvement de compte a exactement le même montant, une date proche (de moins de 10 jours) et utilise un des deux comptes saisi (ici 627 ou 512). Importer ce mouvement risque donc de créer un doublon.
De plus, dans la liste apparaît dans la colonne « compte contrepartie », soit un petit panneau jaune d'avertissement, soit une pastille rouge. La pastille rouge signifie qu'à la même date un autre mouvement de compte a exactement le même montant et utilise un des deux comptes saisis.

Une option particulièrement intéressante : L'utilisation des modèles

Un modèle enregistre le libellé du mouvement, le compte de contrepartie, la référence externe, le compte analytique. Pour en enregistrer un, il faut déterminer et saisir les mots clés utilisés tels qu'ils apparaissent sur le relevé de banque.

Il arrive que l'on trouve des libellés de ce type : « COMCB00052 », « COMCB00053 »... Comme le libellé n'est jamais le même (pour les commissions sur carte bancaire) sinon qu'il commence par « COMCB », on saisira « COMCB*» comme mot clé.

Dès que l'on clique sur le bouton Enregistrer comme modèle, le modèle s'applique aux autres mouvements du relevé incluant l'ensemble des mots clés saisis.

Afin d'éviter des erreurs dans l'application des modèles aux mouvements, il faut choisir très soigneusement les mots clés et, pour un même type de mouvement, en saisir le plus possible. Ainsi, « SNCF » est un mot clé qui peut suffire à classer les mouvements concernés dans les frais de déplacements. Il n'en est pas de même de « PAIEMENT CB ». On devra ajouter un ou plusieurs autres mots clés pour en arriver, par exemple à « PAIEMENT CB COFIROUTE » ou à « PAIEMENT CB APRR ».

Etape n° 4 (facultative) : Pointer les mouvements

En sélectionnant des mouvements et en les pointant avec la séquence de lettres saisie dans la zone « Lettre », les mouvements du compte financier seront pointés dès leur importation.

Remarque : Un mouvement pointé est repéré par un coche dans la première colonne et la séquence de lettres utilisée pour cela est affichée dans la dernière colonne.
Pour dépointer un mouvement, sélectionnez-le, ne saisissez rien dans la zone « Lettre » et cliquez sur le bouton Dépointer.

Etape n° 5 : Importer les écritures

Avant de cliquer sur le bouton Importer, il faut sélectionner les mouvements devant l'être.

Après avoir importé les mouvements sélectionnés, ces derniers disparaissent de la liste et un fichier est généré.

Avec les versions 22.0.9 et antérieures, son nom commence par « mouvements_releve_bq [date et heure] ». C'est ce fichier que l'on rechargera si l'on abandonne momentanément l'importation du relevé et qu'on y reviendra plus tard.

A partir des versions 22.0.10 et suivantes, la liste des mouvements restants à importer est enregistrée et lors de la prochaine ouverture du menu « Ecritures / Importation d'un relevé de banque... », elle est rechargée automatiquement.

A partir des versions 23.0.8, les mouvements restant à importer peuvent être listés lors de la consultation des mouvements du compte de banque en cochant la case « Avec mouvements en instance d'affectation ».

Les mouvements en instance sont listés en italique.