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Importation de dons ou de cotisations à partir d'un fichier bancaire
(Menu « Gestion associative / Cotisations et dons / Importer d'un relevé de banque »)
Cette option permet l'importation de dons ou de cotisations dans CALEB Gestion à partir d'un fichier bancaire de format TXT (avec tabulations comme séparateurs), CSV, QIF ou OFX.
L'étape n° 1 va consister à choisir le modèle de règlement qui, en principe, détermine le compte financier.
L'étape n° 2 consiste à choisir le fichier à importer en cliquant sur le bouton Choisir le fichier d'import situé en haut à gauche de la fenêtre. Préalablement, si le fichier n'a pas de ligne d'entête, commencez par cocher la case « Ce fichier n'a pas de ligne d'entête ».
Dans un premier temps, CALEB Gestion va mettre en correspondance les différentes colonnes du fichier avec ses différents champs : Date, montant, libellé et information complémentaire.
Vous devrez peut-être corriger ou compléter cette correspondance en double-cliquant dans la colonne « Champs importés » de la liste des champs. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Mettre à jour la liste des cotisations ou des dons à importer. Vérifiez soigneusement le contenu de la liste. La liste peut être triée et des lignes peuvent en être supprimées : Il suffit de les sélectionner et de frapper la touche Supprimer du clavier.
Dans un deuxième temps, il faudra mettre en correspondance le libellé de chaque versement avec le membre ou donateur en double-cliquant sur sa ligne :
Dans un troisième temps, il faudra attribuer au mouvement du relevé de compte :
- un libellé (celui du don ou de la cotisation),
- un compte de produit et son secteur,
- et éventuellement un compte analytique.
Pour cela, sélectionnez des mouvements puis remplissez les données encadrées en rouge ci-dessous (figurant en bas de page) :
Cliquez ensuite sur le bouton Affecter aux mouvements sélectionnés.
Avant d'importer (de cliquer sur le bouton Importer), il est nécessaire de bien configurer votre logiciel afin que les cotisations et les dons soient correctement enregistrés :
le mode de règlement sera sans doute « CB » ou « Virement » et le type fiscal de règlement « V - Virement, prélèvement ou CB ».
Le « journal des cotisations et dons » proposé par défaut est celui saisi par le menu « Gestion associative / Configuration du dossier... » sous l'onglet « Cotisations et dons ».
Si le journal des dons et cotisations est différent de celui des règlements (ce qui devrait être le cas), CALEB Gestion génèrera :
- les dons et cotisations,
- les écritures comptable correspondantes,
- les règlements des dons et cotisations,
- les écritures comptables de ces règlements.
(Sélectionnez les mouvements à importer avant de cliquer sur le bouton Importer.)
Nous ne saurions trop vous recommander d'effectuer une sauvegarde de votre dossier avant toute importation.
Après avoir importé les cotisations et dons sélectionnés, ces derniers disparaissent de la liste et un fichier est généré.
A partir des versions 23.0.8
Si vous quittez ce menu et que vous y revenez ultérieurement, vous retrouverez les cotisations et dons non encore importés.
Les cotisations et dons restant à importer peuvent être listés lors de la consultation des mouvements du compte de banque en cochant la case « Avec mouvements en instance d'affectation ».
Les mouvements en instance sont listés en italique.
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