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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Importer des membres, donateurs ou clients
(Menu « Gestion associative / Membres ou donateurs » ou
menu « Achats - Ventes / Clients »)

Avant d'utiliser cette option, nous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier.

Etape n° 1

Lancez votre tableur et ouvrez votre fichier des membres, donateurs ou clients. La première ligne de votre fichier doit être constituée par les titres des champs.
Nous recommandons les titres suivants : « Code », « Nom », « Prénom », « Adresse », « Adresse 2 », « CP », « Ville » (ou « Adresse 3 »), « Tél », « Fax », « Portable », « mail », « Date naissance ».

Allez dans le menu « Fichiers » et choisissez « Enregistrer sous… ».
Allez dans la liste déroulante « Type de fichiers » et choisissez « Texte (séparateur tabulation)(*.txt) » ou « CSV Séparateur: point-virgule (*.csv) ». Donnez un nom à votre fichier puis enregistrez-le.

Etape n° 2

Lancez CALEB Gestion, allez dans le menu « Gestion associative » puis choisissez « Membres ou donateurs » et enfin « Importer ». Sélectionnez le fichier créé à l'étape n°1.

Etape n° 3

Commencez par mettre en correspondance les champs de CALEB Gestion et ceux du fichier d'importation. Pour cela, double-cliquez dans la liste des champs (à gauche de la fenêtre).

Etape n° 4

Contrôlez en utilisant le bouton Mettre à jour la liste des membres à importer.
Remarque : Une pastille rouge indique un code de membre déjà utilisé ou un membre (ou client) déjà présent dans la base de données de CALEB Gestion : le membre ou le client ne pourra donc pas être importé.
Par contre, si le membre est déjà présent dans la base de données et que la case « Mettre à jour les données sur les membres (ou clients) déjà existants » est cochée, certaines données (adresse postale principale, numéros de téléphone, de fax et de mobile, adresse e-mail, date de naissance) pourront être actualisées.

CALEB Gestion retrouve les membres à partir de leur adresse mail ou à partir de leur nom.

Etape n° 5

Sélectionnez ensuite les membres à importer (la liste est à sélection multiple) et cliquez sur le bouton Importer.

Pourquoi votre logiciel refuse-t-il d'importer certains membres ?

Pour les membres n'ayant pas de code, CALEB Gestion leur en attribue un à partir de leur nom, prénom et code postal.
Pour éviter qu'une même personne ne soit enregistrée deux fois, CALEB Gestion refuse l'importation d'un membre ayant un code déjà existant dans sa base.