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Importation de dons ou de cotisations
(Menu « Gestion associative / Cotisations et dons / Importer »)
Cette option permet l'importation de dons ou de cotisations dans CALEB Gestion à partir d'un fichier généré par Paypal (entre autres) ou par une plateforme de collecte de dons en ligne.
Le fichier contenant les informations sur les dons ou les cotisations à importer, doit être au format txt (séparateur: tabulation) ou csv.
L'étape n° 1 va consister à choisir le modèle de règlement qui, en principe, détermine le compte financier.
L'étape n° 2 consiste à choisir le fichier à importer en cliquant sur le bouton « Choisir le fichier d'import » situé en haut à gauche de la fenêtre. Préalablement, si le fichier n'a pas de ligne d'entête, commencez par cocher la case « Ce fichier n'a pas de ligne d'entête ».
Dans un premier temps, CALEB Gestion va mettre en correspondance les différentes colonnes du fichier avec ses différents champs : Date, montant brut, montant net ou commission bancaire, libellé... Vous aurez sans doute à corriger ou à compléter cette correspondance en double-cliquant dans la colonne « Champs importés » de la liste des champs.
Dans un deuxième temps, cliquez sur le bouton Mettre à jour la liste des cotisations ou des dons à importer. Vérifiez soigneusement le contenu de la liste. La liste peut être triée et des lignes peuvent en être supprimées : Il suffit de les sélectionner et de frapper la touche Supprimer du clavier.
Remarque : Une pastille verte indique un membre déjà enregistré sous CALEB Gestion. Sinon la pastille est bleue. Caleb Gestion retrouve les donateurs déjà enregistrés (entre autres) par leur adresse e-mail.
Avant d'importer, il est nécessaire de bien configurer votre logiciel afin que les cotisations et les dons soient correctement enregistrés :
Le libellé par défaut est utilisé si le libellé de la cotisation ou du don est vide ;
Si le fichier d'import provient de PayPal, le mode de règlement sera sans doute « CB » et le type fiscal de règlement « V - Virement, prélèvement ou CB ».
Le « journal des cotisations et dons » proposé par défaut est celui saisi par le menu « Gestion associative / Configuration du dossier... » sous l'onglet « Cotisations et dons » .
Si le fichier d'import provient de PayPal, le journal de règlement sera celui associé au compte PayPal.
Si le journal des dons et cotisations est différent de celui des règlements (ce qui devrait être le cas), CALEB Gestion génèrera :
- les dons et cotisations,
- les écritures comptable correspondantes,
- les règlements des dons et cotisations,
- les écritures comptables de ces règlements.
La différence entre le montant brut et le montant net est affecté en principe dans un compte de services bancaires (de numéro 627 dans le PCG français).
Nous ne saurions trop vous recommander d'effectuer une sauvegarde de votre dossier avant toute importation.
A propos du champ de contrôle
Le champ de contrôle peut n'être associé à aucune colonne du fichier des dons et cotisations à importer : Il sert juste à fournir une information et peut donc rester vide.
Avec Paypal par exemple, l'état d'une transaction est important car elle peut ne pas être effective mais en attente. Le champ de contrôle devra donc être celui de l'état de la transaction. Une transaction en attente ne sera sans doute pas importée en comptabilité immédiatement.
Apport des versions 20.0.8 et suivantes
Par double-clic sur une ligne, on peut en modifier le code du membre (ou donateur).
Apport des versions 23.0.8 et suivantes
Si vous quittez ce menu et que vous y revenez ultérieurement, vous retrouverez les cotisations et dons non encore importés.
Les cotisations et dons restant à importer peuvent être listés lors de la consultation des mouvements du compte de banque en cochant la case « Avec mouvements en instance d'affectation ».
Les mouvements en instance sont listés en italique.
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