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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Editer la fiche d'un membre

Pour diverses raisons, on peut souhaiter éditer la fiche d'un membre, d'un donateur ou d'un usager. La façon la plus simple d'y parvenir est de réaliser la séquence de touches Ctrl H ou, ce qui revient au même, de se rendre dans le menu « Gestion associative / Membres et donateurs / Rechercher - Historique ».

La recherche étant effectuée, par clic droit sur la ligne du membre, on obtient le menu contextuel suivant :

Il ne reste plus qu'à choisir « Editer la fiche ».

La fiche obtenue contient toutes les informations sur le membre enregistrées dans CALEB Gestion (qualité, téléphone, adresse e-mail, notes, appartenance aux groupes, événements...). (L'historique des cotisations, des dons et des achats n'y figure pas). Elle pourra être envoyée accompagnée du texte suivant :

« Les informations que vous trouverez sur la fiche ci-jointe sont nécessaires pour […]. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées à […]. En application de l'article 40 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez donc demander que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel vous concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à […] »

Remarque: Pour envoyer une fiche par e-mail, réalisez un clic droit sur son aperçu, choisissez « Exporter au format PDF ». CALEB Gestion vous proposera alors son envoi par CALEB Mails.

Editer un ensemble de fiches de membres

Afin que les membres de votre association puissent exercer leur droit d'accès et de rectification aux données qui les concernent, vous pouvez souhaiter leur envoyer une fiche reprenant les données saisies dans CALEB Gestion.

Pour cela, dans un premier temps, il faut lister les membres concernés. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu « Gestion associative / Membres et donateurs / Répertoire - Etiquettes - Publipostage » ou cliquez sur l'icone « Répertoire » :

Une liste étant affichée, réalisez une sélection multiple en utilisant les touches Maj et Ctrl, ou en cliquant sur le bouton Tout sélectionner.

Un clic droit avec la souris fait apparaître un menu contextuel. Choisissez « Editer les fiches » :

Suit un menu dont nous allons détailler les 4 propositions :

Proposition 1 : Imprimer : L'ensemble des fiches peut être imprimé ou transformé en un PDF unique par clic droit sur l'aperçu avant impression.

Proposition 2 : Générer un PDF par document : Sont générés autant de PDF que de membres sélectionnés.

Proposition 3 : Générer les documents en PDF et les envoyer par CALEB Mails : Sont générées en PDF les seules fiches pour lesquelles l'adresse e-mail des membres a été saisie. Après génération, l'utilitaire CALEB Mails s'ouvre et permet un publipostage. Si vous choisissez cette option, il faudra envoyer par un autre moyen les fiches des membres dont l'adresse e-mail n'a pas été saisie. D'où la proposition 4...

Proposition 4 : Imprimer les documents des membres ou clients sans e-mail : Cette option est complémentaire de la précédente.

Effacer toutes les données concernant un membre, donateur ou client

Un membre, donateur ou client peut souhaiter l'effacement des données qui le concernent. Dans ce cas, recherchez-le dans votre répertoire puis, par clic droit de la souris, faites apparaître un menu contextuel :

Choisissez « Modifier - Tout effacer ». La fenêtre « Gestion des membres, donateurs et clients » s'ouvre. Cliquez sur le bouton Tout effacer situé en bas à gauche de la fenêtre.

Attention : Cette opération est irréversible.

L'effacement a pour effet de supprimer les noms et adresses, les coordonnées téléphoniques, l'e-mail, les notes, la photo, l'appartenance aux groupes, les événements. Seul reste le code-client et l'historique des cotisations, des dons et des achats.