Editer la fiche d'un membre

Pour diverses raisons, on peut souhaiter éditer la fiche d'un membre. La façon la plus simple d'y parvenir est de frapper la touche F3 du clavier ou, ce qui revient au même, de se rendre dans le menu « Répertoire / Rechercher - Afficher le répertoire ».

La recherche étant effectuée, par clic droit sur la ligne du membre, on obtient le menu contextuel suivant :

Il ne reste plus qu'à choisir « Editer la fiche de... ».

La fiche obtenue contient toutes les informations sur le membre enregistrées dans EKKLESIA. Elle pourra être exportée au format PDF par clic droit sur son aperçu puis envoyée par CALEB Mails accompagnée du texte suivant :

« Les informations que vous trouverez sur la fiche ci-jointe sont nécessaires pour […]. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées à […]. En application de l'article 40 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Vous pouvez donc demander que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel vous concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite.
Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à […] »

Editer un ensemble de fiches de membre

Afin que les membres de votre association puissent exercer leur droit d'accès et de rectification aux données qui les concernent, vous pouvez souhaiter leur envoyer une fiche reprenant les données saisies dans EKKLESIA.

Pour cela, dans un premier temps, il faut lister les membres concernés. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu « Répertoire / Rechercher - Afficher le répertoire » ou frappez la touche F3 de votre clavier.

Une liste étant affichée, réalisez une sélection multiple en utilisant les touches Maj et Ctrl, ou en cliquant sur le bouton Tout sélectionner.

Un clic droit avec la souris fait apparaître un menu contextuel. Choisissez « Editer les fiches » :

Suit un menu dont nous allons détailler les 4 propositions :

Proposition 1 : Imprimer : L'ensemble des fiches peut être imprimé ou transformé en un PDF unique par clic droit sur l'aperçu avant impression.

Proposition 2 : Générer un PDF par document : Sont générés autant de PDF que de membres sélectionnés.

Proposition 3 : Générer les documents en PDF et les envoyer par CALEB Mails : Sont générées en PDF les seules fiches pour lesquelles l'adresse e-mail des membres a été saisie. Après génération, l'utilitaire CALEB Mails s'ouvre et permet un publipostage. Si vous choisissez cette option, il faudra envoyer par un autre moyen les fiches des membres dont l'adresse e-mail n'a pas été saisie. D'où la proposition 4...

Proposition 4 : Imprimer les documents des membres ou clients sans e-mail : Cette option est complémentaire de la précédente.