Actu

CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Joindre une pièce à une écriture comptable ou à un compte

Le libellé d'une écriture ne suffit pas toujours à décrire son motif. C'est une des raisons pouvant justifier la rédaction d'une note sans contrainte de longueur. CALEB Gestion le permet. Plus ! De la même manière que l'on peut joindre un ou des fichiers à un courriel, il est possible de joindre un ou plusieurs fichiers à une écriture comptable, à un compte général ou à un compte analytique. Ce fichier pourra être une facture d'achat au format PDF par exemple.

Pour une écriture, il y a deux façons de procéder :
- Cliquez sur le bouton à sa création. Ce bouton est présent lors de toute saisie générant une écriture comptable (cotisations, dons, factures, recouvrement...).
- Rechercher l'écriture ou un de ses mouvements de comptes, faire apparaître par clic droit un menu contextuel et choisir « Notes - Pièces jointes de l'écriture… ».

Lors de la consultation d'un compte ou d'une recherche d'écritures, sont repérées par le pictogramme les écritures qui sont commentées ou pour lesquelles sont jointes des pièces.

Pour un compte, il y a également deux façons de procéder :
- Lors de sa consultation (par un des menus « Comptes / Consultation - Lettrage - Rapprochement bancaire » ou « Comptes / Analytique : consultation »), cliquez sur le bouton après avoir saisi son numéro ou son code. Si vous n'avez cliqué sur aucun mouvement de compte, la note et les pièces jointes seront rattachées à l'exercice en cours. Sinon, la note et les pièces jointes seront rattachées à l'exercice du dernier mouvement cliqué.
- Afficher la balance, faire apparaître par clic droit un menu contextuel et choisir « Notes - Pièces jointes du compte… ». La note et les pièces jointes seront rattachées à l'exercice en cours.

Lors de la consultation de la balance (générale ou analytique), sont repérés par le pictogramme les comptes annotés ou pour lesquels sont jointes des pièces. Pour un compte de banque, pourront être joints les relevés bancaires au format PDF, CSV, QIF ou OFX.

Nouveauté de la version 20 : Si les pièces jointes n'appartiennent pas au dossier des exports et des pièces, elles sont copiées dans le dossier « [Nom du dossier des pièces et des exports]\Pieces\[Exercice relatif aux pièces] ».

Ajouter une pièce jointe

Les pièces jointes s'ajoutent une par une ou par sélection multiple en cliquant sur le bouton Ajouter P.J.

Ouvrir une pièce jointe

Une pièce jointe s'ouvre en cliquant sur le bouton Ouvrir P.J.

Si la pièce jointe a été supprimée ou déplacée, l'ouverture ne sera pas possible. Un petit pictogramme indiquera que le lien vers cette pièce est rompue.

Supprimer une pièce jointe

Une pièce jointe se supprime en cliquant sur le bouton Supprimer. Il ne s'agit pas à proprement parler d'une suppression puisque le fichier n'est pas supprimé : seul son lien est rompu avec l'écriture ou le compte.

Sauvegarder les pièces jointes

Les sauvegardes s'opèrent depuis la page d'accueil du logiciel. En cliquant sur le bouton Sauvegarder, les données brutes du logiciel sont sauvegardées dans un fichier dont le nom commence par « S-CLB ». Cette sauvegarde est essentielle. Ensuite, le logiciel propose la sauvegarde du dossier et des pièces comptables. Cette dernière se présente sous le forme d'un fichier compressé ZIP.