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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Validation / Clôture de l'exercice (Menu « Ecritures »)

Attention : Seul l'administrateur peut effectuer la clôture d'un exercice. Autrement dit : Si vous avez créé des utilisateurs par le menu « Dossiers et options / Gérer les utilisateurs », vous devez entrer dans le dossier en tant qu'admnistrateur.

La clôture de l'exercice génère un ensemble d'écritures soldant les comptes de charges (CLASSE 6) et de produits (CLASSE 7). Ces écritures sont passées dans le journal des opérations diverses OD. Le logiciel utilise en contrepartie des comptes 6 et 7, le compte 120 ou 129 selon que le résultat de l'exercice est positif (excédent / bénéfice) ou négatif (déficit / perte).

ATTENTION : La clôture d'un exercice a pour effet d'interdire tout ajout ou modification d'écritures. C'est pourquoi, la confirmation de cette option est demandée en toutes lettres.

--> Ne vous pressez pas d'effectuer la clôture : vous pouvez travailler sur deux exercices non clos successifs. Ainsi, pourrez-vous commencer à saisir des écritures de 2024 alors que l'exercice de 2023 n'est pas clos.
Rappel : Pour changer d'exercice, utilisez le menu « Dossiers et options / Choisir l'exercice courant » ou cliquez sur l'icône de la barre d'icônes.

Une recommandation

L'opération de clôture est juridiquement et informatiquement irréversible. Il est donc vivement recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier juste avant la clôture d'un exercice. En cas d'erreur, il serait ainsi possible de restaurer le dossier dans l'état où il était juste avant la clôture. Mais attention : une telle restauration aurait pour effet d'écraser tout le travail effectué après la clôture !

Les conditions préalables pour pouvoir effectuer la clôture de l'exercice

Une première condition : Avoir généré les à-nouveaux de l'exercice N-1 sur l'exercice N à clôturer

Si cela n'est pas fait, allez dans le menu « Ecritures / Ecritures des à-nouveaux (d'ouverture) ».

Si ce menu n'est pas accessible, deux raisons peuvent l'expliquer :
1 - les écritures des à-nouveaux ont déjà été générées ou
2 - l'exercice précédent n'est pas clos.

Une deuxième condition : Avoir soldé les comptes 120 et 129

Avant la clôture d'un exercice les comptes 120 et 129 (résultat de l'exercice) doivent être soldés (remis à zéro) pour recevoir le résultat de l'exercice en cours. Pour cela, on affecte le résultat comptable. Dans une association, le résultat ne peut pas être distribué aux membres. On le reporte donc à nouveau.

Concrètement : Allez dans la saisie standard d'écritures. Ajouter une écriture au premier jour de l'exercice ou mieux, au jour de l'assemblée générale ayant décidé de l'affectation du résultat.
Donnez-lui comme libellé « Affectation du résultat de l'exercice antérieur ». Cette écriture sera inscrite au journal OD d'opérations diverses.
Ajoutez une ligne de mouvement de compte.
Si le résultat de l'exercice antérieur est bénéficiaire, saisissez 120 comme compte. Au débit de ce compte, reportez son solde (le solde du compte 120) : il est indiqué dans le cadre jaune en bas à gauche de la fenêtre.
Si le résultat de l'exercice antérieur est déficitaire, saisissez 129 comme compte. Au crédit de ce compte, reportez son solde (le solde du compte 129) : il est indiqué dans le cadre jaune en bas à gauche de la fenêtre.
Ajoutez une ligne de mouvement de compte.
Saisissez 110 comme compte. L'écriture s'est équilibrée automatiquement.
Validez l'écriture.
Votre clôture est maintenant possible.

Une autre condition : avoir soldé les comptes de transit et d'attente (471)

Selon le Plan comptable général, d'autres comptes doivent être soldés : les comptes « 672 - Charges sur exercices antérieurs (à reclasser) » et « 772 - Produits sur exercices antérieurs (à reclasser) ».

Les comptes 672 et 772 sont la disposition des entités pour enregistrer, en cours d'exercice, les charges et les produits sur exercices antérieurs.
Les charges et les produits qui se rapportent aux exercices antérieurs doivent être enregistrées dans les comptes dont ils relèvent par nature. Les comptes 672 et 772 ont été créés pour que les entités puissent enregistrer, durant un exercice, les charges et les produits des exercices antérieurs. A la clôture de l’exercice comptable, ces comptes doivent être soldés et les charges et les produits qu’il contiennent doivent être répartis selon leur nature.

Comment effectuer la clôture de l'exercice

Pour clôturer un exercice, rendez-vous dans le menu « Ecritures / Validation / Clôture de l'exercice ».

Un message d’information apparaitra. Lisez-le et cliquez sur le bouton OK.

Il y a ensuite une série de questions afin de s’assurer que la clôture n’est pas faite par mégarde. Par défaut les options cochées sont positionnées sur les mauvaises réponses. Répondez aux questions puis cliquez sur le bouton OK.

Un nouveau message de confirmation apparait : il est donc impossible de clôturer un exercice par inadvertance ! Cliquer sur le bouton Oui.

Enfin, il y aura deux messages d’information.

Et après ?

Accéder à l'exercice qui suit celui qui vient d'être clos par le menu « Dossiers et options / Choisir l'exercice courant » et allez dans le menu « Ecritures ». Choisissez « Génération des à-nouveaux (écritures d'ouverture) » pour générer un ensemble d'écritures de reports de solde pour tous les comptes d'actif et de passif (CLASSES 1 à 5).