Comptes généraux / Saisie des comptes (Maj + F2)
(Menu « Données comptables »)

Deux remarques préalables :

1. Il est possible d'ajouter un compte au plan comptable de votre dossier sans passer par cette option. Pour cela, cliquez sur le bouton représentant une loupe lorsqu'un compte doit être saisi. Vous pouvez alors choisir le nouveau compte dans le Plan Comptable Général ou dans un autre dossier comptable tenu sous CALEB Gestion.

2. Pour tout compte non totalisateur, il est possible de rédiger une note générale en allant sous l'onglet « Notes sur le compte ».
Cette note pourra comprendre des mots-clés permettant la recherche ultérieure du compte.

Ajouter un compte

Pour ajouter un compte, cliquez sur « Ajouter ». Vous disposez ensuite de deux méthodes :
- importer un compte du Plan Comptable Général fourni avec le logiciel (recommandé) ou,
- saisir vous-même les différentes zones de saisie.

Importer un compte du Plan Comptable Général

1. Cliquez sur le bouton Importer du plan comptable. Une fenêtre avec la liste (partielle) des comptes du Plan Comptable Général s'affiche.
2. Recherchez le compte voulu puis cliquez sur son numéro.
Remarque : les comptes dont le numéro est en écriture rouge sont ceux qui sont déjà inclus dans votre plan comptable.
3. Le logiciel vous ramène alors à la fenêtre de saisie des comptes. Il n'y a plus qu'à valider.

Saisir les différentes zones de saisie

Numéro de compte

Seuls les comptes non totalisateurs peuvent être employés lors de la saisie des écritures. CALEB Gestion complète leur numéro par une série de zéros afin qu'ils aient 8 chiffres.

Les comptes totalisateurs regroupent tous les comptes dont ils sont une racine.
Exemple : La classe 60 regroupe tous les comptes dont le numéro commence par 60 (60640000 par exemple).

Les numéros des comptes totalisateurs ont de 1 à 5 chiffres :
- Un compte totalisateur ne peut avoir 6 ou 7 chiffres ;
- Un compte de 8 chiffres ne peut être totalisateur.

Attention : Les numéros des comptes totalisateurs de 1 et 2 chiffres ne sont plus modifiables après leur création.

Code d'appel

Le « Code d'appel » d'un compte est un code alphanumérique de 8 lettres.
Exemple d'utilisation : Supposons que le client DUPOND ait un compte de numéro 41100087. Ce numéro n'étant pas facile à retenir, on attribue le code d'appel DUPOND au compte 41100087. Ainsi, lors de la saisie d'une écriture, par exemple, au lieu de saisir 41100087, on saisira DUPOND.

Remarques :
- Deux comptes différents ne peuvent avoir le même code d'appel.
- Un code d'appel ne peut être entièrement numérique.

Libellé

Vous disposez de 45 caractères pour saisir le libellé d'un compte.
Un bouton permet de reprendre le libellé du Plan Comptable Général :

Codes documents de synthèse

Les « codes documents de synthèse » créditeur et débiteur sont des zones de 3 caractères permettant l'édition des états de synthèse. Ces codes peuvent être conformes à ceux des liasses fiscales 2050 à 2053 de la Direction Générale des Impôts.
Deux codes sont demandés du fait que certains comptes de bilan prennent leur place à l'actif ou au passif selon que leur solde est débiteur ou créditeur.

Exemples :
- Le code 'compte débiteur' du compte « banques » est « CF » : Si son solde est débiteur, il prend sa place à l'actif du bilan au poste « Disponibilités ».
Par contre, son code 'compte créditeur' est « DU » : Si son solde est créditeur, il prend sa place au passif du bilan au poste « Emprunts et dettes auprès des établissements de crédit ».
- Les comptes « 63-Impôts, taxes et versements assimilés » sont nécessairement débiteurs. Leur code 'compte débiteur' est « FX », leur code 'compte créditeur' peut ne pas être rempli.

Vous pouvez laisser CALEB Gestion compléter par défaut et automatiquement les « codes documents de synthèse »
(Bouton Codes par défaut).
Les comptes totalisateurs n'ont pas de « codes documents de synthèse ».

AVERTISSEMENT

Les comptes créés doivent être conformes au Plan Comptable Général.
Si un compte n'est attachée à aucune ligne des documents de synthèse (bilan, compte de résultat), il y a plusieurs raisons possibles :
- Le compte doit être soldé en fin d'exercice (cas des comptes de transit par exemple) ;
- Le compte n'a pas un numéro conforme au Plan comptable : une correction doit donc être opérée.

Compte analytique associé

Cette zone peut être laissée vide.
Un compte analytique peut être associé au compte général. Ainsi, le compte analytique associé est automatiquement proposé lors de l'utilisation du compte général en saisie d'écriture.

Les comptes totalisateurs n'ont pas de compte analytique associé.

Limite

2000 ou 3000 comptes généraux par dossier comptable (selon la version).

Modifier un compte

Pour modifier un compte, tapez son numéro ou son code d'appel puis validez.
(Autre méthode : Le choisir dans la liste des comptes en cliquant sur le bouton représentant une loupe)

Remarque : Toutes les données des comptes totalisateurs de 3 à 5 chiffres peuvent être modifiées.
Attention : On ne peut modifier le numéro d'un compte déjà utilisé lors de la saisie d'une écriture, saisi en configuration (« Ecritures / Configuration de la saisie rapide des achats… » ou « Dossiers et options / Configuration du dossier… ») ou associé à un article.

Supprimer un compte

Pour supprimer un compte :
Tapez son numéro ou son code d'appel puis validez.
Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer.

Si ce bouton n'est pas actif, c'est que le compte ne peut être supprimé.

Certains comptes ne peuvent être supprimés :
- les comptes utilisés dans les écritures,
- les comptes totalisateurs de 1 et 2 chiffres,
- les comptes associés aux articles,
- les comptes saisis en configuration (des achats, des factures, des cotisations et dons),
- les comptes nécessaires au logiciel (120, 129, 890, 891, 4715, 4718, 5112, 512, 44566, 44571, 445711, 445712, 530).

Geler un compte

- Le gel d'un compte a pour effet d'empêcher son utilisation dans toute nouvelle écriture.
- Tout compte gelé peut être dégelé.
- Certains comptes ne peuvent être gelés : entre autres les comptes totalisateurs, les comptes saisis en configuration (des achats, des factures, des cotisations et dons) et les comptes nécessaires au logiciel, c'est-à-dire les comptes 4715 et 4718 (comptes de transit ou d'attente), 5112 (compte de chèques à encaisser), 512 (compte de banques), 53 (compte de caisse), 401 (compte collectif des fournisseurs), 411 (compte collectif des usagers), 445710 à 445713 (comptes de TVA collectée), 44566 (compte de TVA déduite), 6811 (compte de dotations aux amortissements), 754 (compte de dons manuels), 756 (compte de cotisations), 120 et 129 (comptes de résultat), 890 et 891.

Pour geler un compte :
Tapez son numéro ou son code d'appel puis validez.
Cochez ensuite la case « Geler le compte » et validez.

 

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