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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Comptes analytiques / Saisie des comptes (Maj+F3)
(Menu « Données comptables »)

Avant-propos

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Notes sur les comptes analytiques

Pout tout compte, il est possible de rédiger une note générale en allant sous l'onglet « Notes sur le compte ».
Cette note pourra comprendre des mots-clés permettant la recherche ultérieure du compte.

Comptabilité analytique sur deux niveaux

Avec les versions 19 et suivantes, il est possible de gérer sa comptabilité analytique sur deux niveaux. Le premier niveau est constitué de comptes pouvant être directement utilisés en saisie d'écriture et/ou découpés en sections. Le deuxième niveau est consitué de sections rattachées obligatoirement aux comptes principaux de premier niveau.

Pour clarifier notre propos, partons d'un exemple. Une association travaille dans plusieurs pays : le Burkina Faso, la Côte d'Ivoire et le Mali. Elle souhaite un suivi analytique par pays et suivre, en particulier, la répartition des frais administratifs globalement et par pays.

Elle va donc créer les comptes analytiques principaux suivants : « BUR - Burkina Faso », « COT - Côte d'Ivoire », « MAL - Mali » et « NLC - Charges et produits non localisés ».
Elle va ensuite créer le compte servant à créer les sections analytiques : « ADM - Frais administratifs ».
Enfin, elle va créer 4 sections analytiques dont « BUR|ADM - Frais administratifs / Burkina Faso » correspondant aux frais administratifs engagés pour le Burkina Faso.

Les comptes « BUR » et « BUR|ADM » pourront être utilisés lors de la saisie d'écriture mais non le compte « ADM ». Ceci étant, la balance analytique indiquera les soldes des comptes :
- « BUR - Burkina Faso » (incluant entre autres les frais administratifs),
- « ADM - Frais administratifs » (frais administratifs pour l'ensemble de la structure) et
- « BUR|ADM - Frais administratifs / Burkina Faso » (frais administratifs pour le Burkina Faso).

Supposons maintenant qu'un collaborateur XYZ travaille uniquement au Mali. On créera un compte servant à créer les sections analytiques : « XYZ - Collaborateur XYZ » puis la section analytique « MAL|XYZ - Collaborateur XYZ ». Si ultérieurement ce collaborateur était détaché en Côte d'Ivoire, on créerait la section « COT|XYZ - Collaborateur XYZ ».
A retenir : Un compte servant à créer des sections analytiques peut être rattaché à plusieurs comptes principaux.
Dans notre exemple, le collaborateur a été rattaché à deux pays, le Mali et la Côte d'Ivoire.

La comptabilité analytique sur deux niveaux dans les versions 19 et suivantes

Pour ajouter un compte :

Validez (ou cliquez sur le bouton Ajouter).

Pour modifier un compte :

Saisissez sa référence puis validez.
Attention : La référence d'un compte analytique utilisé lors de la saisie d'une écriture, saisi en configuration (« Dossiers et options / Configuration du dossier… » - onglet « Cotisations et dons ») ou associé à un article n'est pas modifiable.

Pour supprimer un compte :

- saisissez sa référence puis validez.
- cliquez ensuite sur le bouton Supprimer puis validez.

Si ce bouton n'est pas actif, c'est que le compte ne peut être supprimé.

Certains comptes ne peuvent être supprimés :
- les comptes utilisés dans les écritures,
- les comptes associés aux articles ou aux comptes généraux,
- les comptes saisis en configuration (des achats, des factures, des cotisations et dons).

Pour geler un compte :

- saisissez sa référence puis validez.
- cochez la case « Geler le compte » puis validez.

Remarques :
- Le gel d'un compte a pour effet d'empêcher son utilisation dans toute nouvelle écriture.
- Tout compte gelé peut être dégelé.

Limites :

- La référence d'un compte analytique est un code de 8 caractères.
- Vous disposez de 45 caractères pour saisir le libellé.

En savoir plus

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