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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

Passer les premières écritures
(Didacticiel)

La première écriture

Nous allons saisir une première écriture : Elle correspond au report du solde de banque : 5 000 euros au 1^er janvier 2022. (Comptes 512 au débit et 1021 au crédit.)

Cliquez sur l'icône de la barre de tâches pour faire apparaître la feuille de saisie des écritures ou sur le pavé « Saisie standard d'écritures » de la colonne « Comptabilité ».

Le but est d'arriver à réaliser la saisie ci-dessous :

Cliquez sur le bouton Ajouter (+) ou frappez la touche + du clavier numérique.

Dans la zone « Date », saisissez « 1/1 ». Utilisez ensuite la touche Tabulation pour passer à la zone « Libellé (Motif de l'écriture) ».
Le logiciel met en forme la date en fonction des dates de l'exercice : « 1/1 » est devenu « 01/01/22 » et propose « Reprise des à-nouveaux » comme libellé. Cette dernière proposition vient de ce que la date saisie correspond à celle de l'ouverture du dossier. Gardez ce libellé.
Si l'on estime que ce libellé ne sera plus utilisé par la suite, il est inutile de l'ajouter à la liste des libellés courants : on laisse donc cochée la case « Ne pas ajouter à la liste des libellés courants ».

Utilisez ensuite la touche Tabulation pour passer à la zone « Journal » : Elle est pré-remplie « AN » (journal des à-nouveaux).
Chaque fois que la référence d'un journal est à saisir, la zone de texte est suivie d'un bouton représentant une loupe. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à la liste des journaux disponibles. De plus, vous avez la possibilité de créer un nouveau journal.
Cliquez sur le bouton « loupe ». Après avoir observé la feuille affichée, fermez-la.

Utilisez la touche Tabulation pour passer à la zone « Pièce » (numéro de pièce comptable) : CALEB Gestion propose par défaut le numéro de pièce comptable « AN22-001 ». Ce numéro s'incrémente automatiquement au fur et à mesure de la saisie des écritures dans le journal. (AN est le code du journal, 22 est l'année d'ouverture de l'exercice comptable.)
Si le numéro proposé par CALEB est adopté, on le reporte sur la pièce comptable correspondante.

Frappez ensuite la touche + du clavier numérique (elle se trouve juste au dessus de la touche Entrée) ou cliquez sur le bouton Ajouter (+) situé en bas à gauche de la feuille. Une première ligne permet de saisir un mouvement de compte.

Chaque fois qu'un numéro de compte est à saisir, la zone de texte est suivie d'un bouton représentant une loupe. En cliquant sur ce bouton, vous accédez à la liste des comptes disponibles. De plus, vous avez la possibilité de créer un nouveau compte.
Cliquez sur le bouton « loupe ». La liste des comptes s'affiche. Frappez la touche 5. Repérer le compte « 51200000 - Banques » et cliquez sur le numéro 51200000 (souligné bleu) : la fenêtre de choix des comptes disparaît et vous revenez à celle des saisies d'écritures.
Bien évidemment, vous auriez pu saisir « 512 » directement.

Le curseur se trouve dans la zone « Libellé ». Gardez « Reprise des à-nouveaux ».

Frappez la touche Tabulation pour parvenir à la zone « Référence externe ».
La référence externe est une zone de 8 caractères alphanumériques qui peut enregistrer les numéros de chèques (pour les comptes financiers), les numéros de factures (pour les comptes de produits) et le nom abrégé des fournisseurs (pour les comptes de charges).
Saisissez « REPORT ».

Frappez la touche Tabulation pour parvenir à la zone « Débit ». Saisissez « 5000 ».

Validez. L'écriture n'étant pas équilibrée, CALEB ajoute un deuxième mouvement de compte.
Saisissez « 1021 « dans la zone « N° de compte », « BANQUE » dans la zone « Référence externe » (et « 5000 « dans la zone « Crédit »).

Validez. L'écriture étant équilibrée, elle s'enregistre informatiquement et disparaît de la grille de saisie.
Fermez la fenêtre de saisie des écritures.

Les effets de la première saisie (Surfez dans CALEB)

Frappez la touche F8. La feuille affichée permet de lister les écritures comptables ou de les rechercher : frappez directement la touche Entrée. Observez :

Cliquez sur le bouton de la barre de tâches ou sur le pavé « Balance » de la partie « Consultations ». Si vous préférez utiliser votre clavier, frappez la touche F6.
Observez :

A RETENIR : Le bouton (ou la touche F6) permet l'accès rapide à la balance des comptes généraux.

En début de ligne de certains comptes, vous trouverez le pictogramme . Ces comptes ne sont pas utilisables en cours de saisie d'écritures : ce sont des comptes totalisateurs.

Nous allons maintenant nous déplacer d'une fenêtre à une autre par le biais des liens ou des menus contextuels.
Cliquez sur le numéro 51200000 (bleu souligné) : La fenêtre de consultation des comptes s'affiche avec un unique mouvement, celui de l'unique écriture n° 1 :

Cliquez sur le 1 (souligné bleu) de la première colonne (N°) : la fenêtre de saisie apparaît et il devient possible de modifier l'écriture.
Frappez sur la touche Echappe jusqu'à ce que toutes les fenêtres aient disparues.

Une deuxième écriture

Les données du problème :

Au 5 janvier 2022, dans le journal de banque de code « BQ », on veut saisir en comptabilité la facture d'eau de 200 euros réglée immédiatement par le chèque N° 123456.
(Compte 60611 au débit - compte 512 au crédit - compte analytique : LOCAUX - Locaux)

L'enregistrement comptable :

Cliquez sur l'icône pour faire apparaître la feuille de saisie des écritures.

Cliquez sur le bouton Ajouter (+) ou frappez la touche + du clavier numérique.
Dans la zone « Date », saisissez « 5/1 ».
Utilisez la touche Tabulation pour passer à la zone « Libellé (Motif de l'écriture) ». Saisissez « Facture d'eau ». Ce libellé étant susceptible de resservir, décochez la case « Ne pas ajouter à la liste des libellés courants ».
Utilisez ensuite la touche Tabulation pour passer à la zone « Journal ».
Cliquez sur le bouton « loupe » : la liste des journaux s'affiche. Cliquez sur le code « BQ » (souligné).
Le curseur se trouve dans la zone « Pièce » (numéro de pièce comptable) : Par défaut, CALEB propose « BQ22-001 ».

Frappez ensuite la touche + de votre clavier numérique. Une première ligne permet de saisir un mouvement de compte.
Cliquez sur le bouton « loupe » de la colonne « Numéro de compte » : vous accédez à la liste des comptes disponibles.
Frappez la touche 6 : le compte 60611000 existe dans votre plan de comptes. Cliquez sur le numéro 60611000.
La feuille de choix des comptes disparaît et le curseur se trouve dans la zone « Libellé ». Gardez le libellé proposé par défaut : frappez la touche Tabulation pour parvenir à la zone « Référence externe ».
Saisissez « SDE » (pour « Société Des Eaux »).
Frappez la touche Tabulation afin de parvenir à la zone « Débit ». Saisissez « 200 ».

Frappez la touche Tabulation afin de parvenir à la zone « Compte analytique ». Le compte analytique « LOCAUX - Locaux » n'existe pas encore. Nous allons le créer.
Rappel comptable : les comptes analytiques sont spécifiques à l'entité gérée et on ne les emploie qu'avec les comptes de charges et de produits. Pour en savoir plus, consultez la page « La comptabilité analytique ».
Cliquez sur le bouton « loupe » situé dans la zone « Compte analytique ».
La liste des comptes analytiques s'affiche mais elle est vide. Cliquer sur le bouton Créer et remplissez la feuille qui apparaît de la façon suivante :

Validez pour revenir à la feuille de saisie de l'écriture. « LOCAUX » s'est inscrit dans la zone « Compte analytique ».
Frappez la touche Entrée pour valider la ligne. L'écriture n'étant pas équilibrée, CALEB ajoute un deuxième mouvement de compte.
Saisissez « 512 » dans la zone « N° de compte ». Utilisez la touche Tabulation pour parvenir à la zone « Référence externe ». Saisissez le numéro de chèque soit « 123456 » :