La gestion des remboursements de frais avec CALEB Paye des cultes

Rappels sur les remboursements de frais

Source : http://www.actes6.com/fiscal/f_remboursements_frais_02.html

Définition

Les remboursements de frais sont des sommes versées à un salarié ou à un bénévole afin de le dédommager des dépenses inhérentes à sa fonction (véritables frais professionnels) et qu'il a du engager pour l'accomplir.

Les remboursements de frais peuvent prendre la forme :
- de remboursements de frais réels ;
- d'indemnités ou de remboursements forfaitaires (nous déconseillons !) ;
- d'allocations en nature, telles que la mise à la disposition du salarié ou du bénévole, pour ses déplacements professionnels, d'un véhicule appartenant à l'association.

Imposition des remboursements de frais : principe

Les allocations destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l'emploi dans l'association et effectivement utilisées conformément à leur objet sont exonérées.

Toutefois les allocations pour frais versées aux salariés ne sont exonérées d'impôt que si elles correspondent à des dépenses autres que celle déjà couvertes par la déduction forfaitaire normale de 10%.

Pour aller plus loin, lisez la page http://www.actes6.com/fiscal/f_remboursements_frais_02.html

Remboursements de frais et cotisations sociales

Une première remarque

Pour un ministre du culte du régime des cultes « CAVIMAC », les remboursements de frais n'ont aucune incidence sur le montant des cotisations sociales.

Principe

Indemnisation sous la forme des dépenses réellement engagées

Les remboursements effectués par l'association au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le collaborateur sont exclus de l'assiette des cotisations lorsque l'association apporte la preuve que le collaborateur est contraint d'engager ces frais supplémentaires et produit les justificatifs de ces frais.

Indemnisation sous la forme d'allocations forfaitaires

Dans le cas d'une indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires, il appartient alors à l'association de justifier le caractère professionnel de ces frais.

Lorsque des montants sont fixés par voie législative, la déduction des allocations est acceptée lorsque les indemnisations sont inférieures ou égales aux montants fixés par l'arrêté, à condition que les circonstances de fait soient établies. Elles sont alors réputées avoir été utilisées conformément à leur objet, la totalité de l'allocation est exclue de l'assiette des cotisations.

Même lorsque des forfaits sont prévus, l'association peut utiliser le système des remboursements de frais réels.

Attention : Dans certains cas , le remboursement des frais professionnels ne peut s'effectuer que sur la base des dépenses réellement engagées.

Remboursements de frais exclus de la rémunération brute sous cotisations et CALEB Paye des cultes

Il convient de créer une ligne de type « 20 - Elément NON soumis à cotisations », « 21 - Elément NON soumis à cotis. (base x taux en %) » ou « 22 - Elément NON soumis à cotis. (base x taux en €) » par le menu « Données de paye / Lignes de bulletin ». Afin que les fichiers déclaratifs (PASRAU et 2460) soient justes, il est important de bien choisir le type de remboursements : « 07 - Frais professionnels remboursés au forfait », « 08 - Frais professionnels pris en charge par l'employeur » ou « 09 - Frais professionnels remboursés au réel ». Sur l'exemple ci-dessous, il s'agit de frais professionnels remboursés au réel. Ne saisissez pas de montant : le montant sera saisi lors de la création de chaque bulletin.

L'utilisation d'une telle ligne aura pour effet d'augmenter le net à payer mais pas la rémunération nette imposable (en principe).