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CALEB Gestion - Le logiciel de comptabilité d'engagement et de gestion d'association

En introduction

Caleb Gestion n'est pas un logiciel « on line ». Il est toutefois possible d'avoir des dossiers comptables synchronisés entre plusieurs ordinateurs.
D'abord, sachez que votre licence permet l'installation de Caleb Gestion sur trois postes (et davantage si vous nous écrivez préalablement pour justifier le besoin d'avoir plus de 3 installations).
Ensuite, vous avez deux solutions :
- une solution gratuite consistant à mettre la base de données de Caleb Gestion sur un cloud (Dropbox ou OneDrive). Cette solution n'étant pas sans risque (conflits de fichiers), il faut réaliser des sauvegardes très régulièrement. Voyez sa mise en oeuvre ci-dessous.
- une solution sécurisée mais non gratuite (un peu moins de 20 € par mois) : le bureau à distance. Cliquez ici pour en savoir davantage.

Utiliser CALEB Gestion avec les données sur un cloud (une Dropbox par exemple)

Comment ?

Etape n° 1

Lancez CALEB Gestion.
Si un dossier est déjà existant, commencez par en réaliser une sauvegarde.
Cliquez ensuite sur le lien « Emplacement des dossiers… » situé en haut à droite de la page d'accueil ou (pour les versions 20 et suivantes) sur « < Gérer les emplacements > » de la liste des emplacements. Une fenêtre s'ouvre. Cliquez sur le bouton Nouveau. La fenêtre qui s'ouvre va vous permettre de sélectionner l'emplacement du cloud (de la Dropbox par exemple).

Restaurez le dossiers existant dans le nouvel emplacement (sur le cloud).

Etape n° 2 (dans la cas de l'utilisation d'une Dropbox)

Lancez l'explorateur de fichiers de Windows et rendez-vous dans le dossier de la Dropbox. Repérez le dossier « ACTES6_DATA ». Cliquez sur le nom de ce dossier (ACTES6_DATA) puis par clic droit, faites apparaître un menu contextuel. Choisissez « Partager » afin de partager avec un autre utilisateur l'accès à votre dossier comptable.

Bien évidemment, cela suppose que l'autre utilisateur a lui-même une Dropbox et vous a communiqué son adresse mail d'identification pour sa Dropbox. Il doit pouvoir modifier le contenu de ce dossier.

Etape n° 3 chez l'autre utilisateur (dans la cas de l'utilisation d'une Dropbox)

L'autre utilisateur a reçu un mail l'invitant à accepter votre partage de fichiers. Il doit l'accepter. Dans sa Dropbox va alors se copier le contenu du dossier « ACTES6_DATA » dans lequel se trouve le dossier comptable.

Il devra ensuite lancer CALEB Gestion et choisir comme emplacement des dossiers sa Dropbox. Votre dossier comptable y sera présent et il pourra y accéder.

Les précautions à prendre

En souhaitant transférer les dossiers comptables sur un cloud, votre idée est de partager ces dossiers entre plusieurs ordinateurs vous appartenant ou pas.
Il n'est pas possible de travailler en même temps sur un même dossier via un cloud (au risque de conflit dans les fichiers et de corruptions graves de vos données). Ainsi, convient-il de prendre quelques précautions :

Au démarrage de votre ordinateur, vérifiez que votre cloud ou votre Dropbox est à jour à partir de la barre de tâche : ()
Lancez CALEB Gestion.
A partir de la version 13.1.4, si quelqu'un travaille déjà sur votre dossier, vous serez averti par un pictogramme (triangle jaune). Par exemple :

L'heure indique le moment où le dossier a été ouvert la dernière fois.
Enfin, réalisez des sauvegardes très régulièrement.

Utiliser CALEB Gestion en « multiposte »

C'est quoi ?

CALEB Gestion permet à plusieurs utilisateurs d'un réseau local de travailler sur le même dossier simultanément.

Comment ?

Les dossiers comptables sont rangés dans un répertoire nommé « Actes6_Data ». Le contenu de ce répertoire ne doit JAMAIS être modifié au risque de perdre des données.
Vous pouvez choisir l'emplacement précis du dossier « Actes6_Data ».
Si vous désirez travailler à plusieurs simultanément sur les mêmes comptabilités, cet emplacement pourra se situer sur un lecteur réseau. Par défaut, il est situé à la racine du disque d'installation de votre logiciel (C:\) pour les versions 19 et antérieures, à la racine du dossier de l'utilisateur pour les versions 20 et ultérieures (« C:\Users\Alain LEDAIN » par exemple).

Pratiquement

Si le dossier comptable à partager est déjà existant, commencez par en effectuer une sauvegarde.
CALEB Gestion doit être installé sur chaque poste du réseau.
Un dossier partagé du réseau recevra les données issues de CALEB Gestion. Pour cela, sur chaque poste du réseau, l'emplacement doit être connecté à un lecteur réseau.
Sur chaque poste : lancez CALEB Gestion puis cliquez sur le lien Emplacement des dossiers… de la page d'accueil ou (pour les versions 20 et suivantes) sur « < Gérer les emplacements > » de la liste des emplacements. Choisissez le lecteur réseau (ou l'emplacement sur ce lecteur) où seront stockées les données.
Si le dossier comptable à partager était déjà existant, restaurer votre dossier comptable à partir de l'un des postes.

Recommandation

Veillez à travailler sur le même exercice comptable et de ne pas modifier les mêmes données en même temps.
Exemple : Une écriture comptable ne doit pas être modifiée simultanément par plusieurs utilisateurs.

Pour des questions de sécurité informatique, certaines options ne seront pas accessibles dès lors que plusieurs utilisateurs de CALEB Gestion travailleront sur le même dossier. De plus, il est très vivement recommandé d'effectuer des sauvegardes régulièrement.