Membres, adhérents ou donateurs : créer, modifier
(Menu « Gestion associative / Membres et donateurs »)

Cette option permet la création, la duplication ou la modification d'un membre (d'un adhérent) ou donateur indépendamment de toute saisie de don ou cotisation.

Les membres peuvent être retrouvés selon différents critères : CALEB Gestion permet ainsi une véritable gestion de votre association. Il n'est pas seulement un logiciel de comptabilité.

· Les cases à remplir qui permettront différentes sélections sont :

o Le type (Par exemple : Membre, Cotisant, Usager...)
o La qualité (Par exemple : Membre bienfaiteur, Membre honoraire). Un membre peut n'avoir une qualité que sur une période donnée - la période d'adhésion par exemple.
o La date de naissance
o L'appartenance à un ou plusieurs groupes
o Les événements affectant le membre.

· Si vous remplissez au mieux la fiche des membres, vous aurez ensuite de grandes facilités pour :

o Envoyer des appels à cotisation personnalisés (par e-mailing automatique style publipostage ou envoyés à l’imprimante pour les membres dont les e-mails n'ont pas été saisis.)
o Envoyer les reçus fiscaux ou les rappels suite à des factures impayées.

Pour ajouter un membre, cliquez sur le bouton Ajouter et commencez par lui attribuer un code.
Une codification possible : Le code de M. Dupont Alain habitant dans le Nord (59) pourrait être « DUPON59A ».

Pour modifier un membre, saisissez son code puis cliquez sur le bouton Modifier.
Dans le cas où vous ne connaîtriez plus la référence d'un membre, cliquez sur le bouton . Une fenêtre permettrait la recherche du membre sur un extrait de son nom ou de son adresse.

Remarques :
- Un membre ou un donateur peut être supprimé des recherches. Pour cela, cochez la case « Supprimer le membre ou donateur des listes ».
- La base de données des donateurs et des membres est la même que celle des clients.

Pour effacer toutes les données d'un membre, saisissez son code puis cliquez sur le bouton Modifier et enfin sur le bouton Tout effacer.

Pour supprimer un membre, il faut que ce membre n'ait versé auciun don, aucune cotisation, qu'il n'ait pas été facturé et qu'une commande n'ait pas été enregistrée à son nom. Saisissez son code puis cliquez sur le bouton Modifier et enfin sur le bouton Supprimer.

Le bouton www permet d'accéder au site du membre si l'adresse du site a été saisie en note ou dans les zones « Autres données » (sous l'onglet « Autres données »).

A propos des événements

Le cinquième onglet permet d'enregistrer un événement étant intervenu dans la vie du membre, donateur ou client : pour une association cultuelle, il peut s'agir du baptême, du mariage du membre ; pour une association sportive, de l'obtention d'une médaille, d'un record battu, de la participation à une épreuve.

Nous recommandons d'utiliser le plus souvent possible les mêmes libellés d'événements. Ainsi par l'option « Gestion associative / Membres et donateurs / Répertoire - Etiquettes », il sera possible de retrouver tous les membres ayant vécu un événement donné dans une période déterminée.

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