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Mise en conformité de CALEB Gestion avec les conditions d'inaltérabilité que doivent remplir les logiciels de comptabilité et de gestion au 1er janvier 2018.

VERSIONS 17.1.7 et suivantes

La modification des versements

Dans ce qui suit, on entend par versement :
- un recouvrement de facture ou
- un acompte sur commande ou
- un règlement de cotisation (ou de don) ou
- une cotisation ou un don dont le versement est immédiat.

Pour pouvoir corriger un versement, son écriture ne doit pas être validée comptablement. Bien évidemment, ce principe est inchangé par rapport aux versions précédentes.

Lorsque l'on corrige un versement :

Si l'écriture comptable n'a pas à être modifiée, c'est-à-dire, si sont inchangées les données suivantes :
- La date
- Le journal
- Les comptes généraux et secteurs
- Le compte analytique
- Les montants
les modifications du versement (établissement financier, n° de chèque…) sont enregistrées. Il n'y a pas d'incidence sur la comptabilité.

Si l'écriture comptable devrait être modifiée suite au changement de l'un des éléments suivants :
- La date
- Le journal
- Les comptes généraux et secteurs
- Le compta analytique
- Les montants

1) Le versement d'origine est inchangé et l'écriture correspondante est comptablement validée pour interdire de modifier le versement de nouveau.

2) Un nouveau versement contrepasse le versement d'origine à la date de la modification. L'écriture correspondant à ce nouveau versement est générée.

3) Un versement est créé avec les nouvelles saisies. L'écriture correspondant à ce nouveau versement est générée.

4) Les mouvements de compte sont lettrés entre le versement d'origine, la contrepassation de ce versement et, éventuellement, du versement nouvellement saisi.

Un exemple

Une cotisation a été enregistrée le 6 juin 2017 (50 euros) puis un règlement partiel de 20 euros : il s'agit des écritures 1 et 2 dont les pièces sont D1 et V1 :

Le 1er juillet, une correction a été apportée : le règlement n'était pas de 20 euros mais de 25 euros. On a passé le versement V1 en modification, mais en fait :
- ce règlement (du 6 juin de 20 euros) a été contrepassé sans être lui-même modifié pour garantir l'inaltérabilité des écritures des versements perçus. (Ecriture 3 de pièce comptable V2)
- un nouveau règlement de 25 euros a été enregistré. (Ecriture 4 de pièce comptable V3).
- Les mouvements de compte du versement 1 initial et de sa contrepassation (versement 2) ont été lettrés.

Bien évidemment, il aurait été possible de créer un complément de versement de 5 euros.

Une remarque :

Dans certaines associations, on entend par cotisations les prestations de service : " cotisations pour participer à telle ou telle manifestation ", etc… C'est la raison pour laquelle les écritures correspondant à des versements de cotisations ont été rendues inaltérables.

Vérification par l'Administration fiscale

Si un contrôleur fiscal souhaite connaître les dates et heures précises des écritures comptables (qu'elles correspondent ou non à des versements), allez dans le menu " Divers / Exporter au format TXT ou CSV ". Choisissez la ligne " Ecritures comptables (FEC) " et cliquez sur le bouton " Exporter ". Une feuille permettant le choix des données à exporter s'affiche ". Cochez :

Le fichier généré contiendra, pour chaque écriture, sa date et son heure précises de création. Par exemple : 20161210 14:43:38 pour une écriture créée le 10 décembre 2016 à 14h 43min 38s.

 

 

 
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